Таны шаардлагад тохирох өргөтгөх файлын хэмжээг хэрхэн сонгох вэ?

Тохирох хэмжээг олох нь: Яаж Зөв Хэмжээг Сонгох Вэ Багтаах файл та нарын хэрэгцээг хангах

Нэмэлт файлууд нь зөвхөн цаасан дээр хадгалах газар биш. Тэд нь хэрэв хэн нэгэн нь ажлын цацагт ажиллаж, хичээлд сууж, эсвэл гэртээ бичиг үсэг хийхэд зохион байгуулалттай байхыг хүсч байгаа бол маш чухал юм. Магазны дэлгүүр, онлайн каталогт байгаа бүх сонголтдоо хайж, зөв файлыг олох нь ямар хэмжээ хамгийн тохиромжтой болохыг мэдэхгүйгээр гутал сонгох шиг санагддаг. Хамгийн гол нь ямар байгууллагын асуудлыг шийдэх ёстой вэ гэдгийг тодорхойлох хэрэгтэй. Тэр хүн сар бүр нэг их хэмжээний төлбөртэй байдаг уу? Тэдэнд уулзалт хооронд сайн явахад хэрэгтэй юу? Документийн тоо, тэдгээрт хэр их нэвтрэх, бүр файлыг хаана хадгалахыг төлөвлөж байгаа нь ч гэсэн эдгээр бүх хүчин зүйлүүд өдөр тутмын ажил хийхэд илүү тохиромжтой хэмжээг тодорхойлж, зам дээр илүү их толгой өвдөлт үүсгэхгүй.

Баримт бичиг хадгалах шаардлагыг ойлгох

Хэмжээ болон ашиглах давтамжийг үнэлэх

Эхний алхам бол хэдэн чимэг хэрэгтэйг тодорхойлох, мөн тэдгээрийг хэзээ ч гаргаж авдаг вэ гэдгийг тогтоох явдал юм. Өдөр бүр цаасны уулзвар, татварын баримт, үйлчлэгчийн хавтас гэх мэт их хэмжээний цаас баримттай ажилладаг хүмүүс нь ихэвчлэн 13-аас 26 хүртэл хөзөр бүхий өргөтгөх хавтас шаарддаг. Гэвч хэрэв хэн нэгэн зөвхөн зарим нэг зүйлийг л хадгалах хэрэгтэй бол warranty cards эсвэл эмнэлзүйн мэдээлэл гэх мэт цөөн хөзөртэй загвар хангалттай байж болно. Ихэнх хүмүүст 5 хөзөртэй үндсэн загвар хангалттай ч зарим хүмүүс 7 хөзөртэй загварыг сонирхдог.

Мөн баримт бичиг солигдох давтамжийг бодож үзнэ үү. Та байнга баримт бичгийг нэмж эсвэл авч байх уу? Тийм бол файлын өргөн хэмжээг том сонгож, хуваалтын хэсгүүдийг бат бөх болгосон нь удаан хугацаанд элэгдэлтээс хамгаална.

Баримт бичгийн хэмжээ болон төрлүүдийг тодорхойлох

Ихэнх өргөтгөх хавтсуудыг стандарт A4 эсвэл letter хэмжээний баримт бичгүүдэд зориулж загварчилдаг. Гэвч хэрэв та хууль эрхийн баримт, зураг төслийн хуудас, урлагийн хэвлэл гэх мэт том хэмжээтэй форматуудыг эрхлэх шаардлагатай бол тэдгээрийг нугалахгүйгээр эсвэл хор хөнөөлгүйгээр багтах боломжтой хавтсыг сонгоно уу.

Тодорхой хэмжээний өргөтгөх файлууд нь баримт бичгийн, тэмдэглэлийн картуудын эсвэл бусад жижиг цаасан баримтуудыг ангилж хадгалахад тохиромжтой байдаг. Эдгээр жижиг хувилбарууд нь ихэвчлэн зөөврийн боломжийг олгодог ч бага багтаамжтай байдаг тул их хэмжээний хадгалалтанд биш, тусгай зориулалтын хэрэгцээнд илүү тохиромжтой.

Өргөтгөх файл сонгохдоо анхаарах зүйлс

Хүрдэн дэх хайрцагуудын тоо болон шошгоны сонголт

Хайрцагуудын тоо нь таны баримт бичгийг хэрхэн ангилж болохыг шууд нөлөөлдөг. Жишээлбэл, сар бүрийн нягтлан бодох бүртгэл эсвэл үйлчлүүлэгчийн тодорхой файлуудыг боловсруулах зэрэг олон ангиллын байгуулалтын хувьд шошгоор тэмдэглэгдсэн олон хэсэг нь илүү үр дүнтэй байдаг. Зарим загварууд нь та өөрийн ангиллыг оноох боломжтой, агуулгыг эсвэл цагаан толгойн дагуу эрэмбэлэх боломжтой өөрчлөх боломжтой самбаруудтай ирдэг.

Шошго нь уншихад тод бөгөөд бат бөх бэхээр бэхлэгдсэн байх ёстойг таазлана уу. Цаг хугацаа муруйцах эсвэл ихээр ашиглагддаг мэдээллийг хурдан олохыг хурдасгахын тулд тодорхой индексийн самбарууд чухал.

Өргөтгөх өргөн болон бат бөх чанар

Файлын өргөн (инч эсвэл сантиметрээр ихэвчлэн хэмждэг) нь тодорхой хэмжээний мэдээллийг хадгалах боломжийг заана. Хүнд даалгаварт зориулсан тохиолдолд эдэлбэрийн эсвэл пластмассын материалтай хүчтэй хүзүүвчтэй загварыг сонго. Энэ нь ялангуяа гудамжны ажлын орчинд илүү хүчтэй бөгөөд бат бөх чанарыг хангана.

Зарим өргөтгөм файлууд нь агуулгыг нь бат бэх байлгахын тулд хаалт, резинэн бэлт, эсвэл цохилтот товчлууруудтай байж болно. Эдгээр онцлогууд нь файлыг тээвэрлэх эсвэл босоо байрлалд нь хадгалах гэж байгаа тохиолдолд онцгой ач холбогдолтой.

Бусад материал, барилгын хэмжээнд ашиглагддаг

Яаран файлууд полипропилен, цаасан хуудас, бүрхүүлтэй загваруудын хэд хэдэн төрлөөр олдоно. Өдөр тутмын ажлын үйл ажиллагаанд полипропиленээр хийсэн файлууд нь усанд тэсвэртэй, ховхроноос хамгаалдаг. Цаасан хуудас ашигласан файлууд нь хөнгөн ашиглалт, эсвэл хуучин баримт бичгийг хадгалахад тохиромжтой байж болно.

Файлыг нь нээхгүйгээр доторхийг нь хармаар байвал шилтэй төрлүүд нь сайн сонголт байх бол тод бус загварууд нь мэдээллийн нууцлалыг илүү сайн хангана.

Файлыг орчин үеийн тохируулах

Газрын ажил мэргэжлийн ашиглалт

Корпорацийн орчинд төслийн баримт бичгийг, үйлчлэгчийн хавтас, дотоод тайлангуудыг хадгалахуйц том хэмжээтэй, олон хүрдтэй хавтас сонгоно уу. Олон мэргэжилтнүүд нарийн ажлын урсгалыг хялбарчлах өнгө кодтой хуваагууртай гармоник хэлбэрийн хавтсыг дээр үздэг.

Хэрэв нууцлал чухал байвал (жишээлбэл, хууль эсвэл санхүүгийн салбарт) баталгаат хавхлагатай, бат бөх материалтай файлыг сонгоно уу. Энэ нь баримт бичгийг зөвшөөрөлгүйгээр нэвтрэхээс хамгаална.

Сургуулийн болон академийн байгууламжийн зохион байгуулалт

Оюутнууд болон багш нар 6-аас 12 хүртэлх хүрдтэй хичээл болон даалгаврын ангиллыг эрх бэлдэхэд дунд зэрэг том хэмжээтэй хавтсаар тааламжилдаг. Гэр болон сургуулийн хооронд зөөхөд хялбар байх жижиг эв зүймээр хийгдсэн, гар бүхий загварууд нь тээвэрлэхэд хялбар болгодог.

Өнгөлөг эсвэл онцгой загварын хавтсууд нь сургалтын байгууллагуудад түгээмэл хэрэглэгддэг баримт бичгийг хадгалах үйлчилгээтэй, сонирхолтой хэрэгслийг хангана.

Гэр болон хувийн ашиглалт

Баримт бичгийг (жишээлбэл, нэхэмжлэх, гаранти, эрүүл мэндийн карт гэх мэт) эрхлэхийн тулд тэмдэглэсэн хэсгүүдтэй дунд зэргийн хэмжээний өргөтгөмт файл нь ихэвчлэн тохиромжтой байдаг. Таныг мэргэжилтэн шаардах шаардлагатай тийм олон хайрцаггүй байж болно. Гэсэн хэдий ч, ангиллын хувьд (хэрэгслүүд, даатгал, эрүүл мэнд гэх мэт) байгуулалт нь аудит эсвэл аварга үед цаг хэмнэнэ.

Хаагчтай зөөврийн загварууд нь хайрцаг, номын дэлгэц эсвэл самбар дээр баримт бичиг нэг дор байлгахад тусалдаг.

Хэрэглээг сайжруулах боломжууд

Зөөвөрлөлт болон Эргономик

Хэрэв та баримт бичигтэй ихээр зөөвөрлөж байвал гар барих эсвэл зөөх ременьтэй файлыг авч үзээрэй. Зарим тэлэх файлуудыг кейс болгон хоёр дахин ашиглах зориулалттайгаар зохион бүтээсэн байдаг тул талбай ажил эсвэл үйлчлүүлэгчидтэй уулзалтанд тохиромжтой байдаг.

Эргономик барих хэсэг эсвэл баталгаат ирмэг нь хүн ажиллах үед гарах сандаргааг багасгаж өгдөг тул ажлын тодорхой орчинд ихэвчлэн ашигладаг.

Бүтцийн нэмэлтүүд

Тэлэх боломжтой файлын загварууд нь бизнес карт, бичгийн гуурсыг эсвэл USB дискэнд зориулсан нэмэлт хүрдтэй байж болно. Эдгээр нэмэлт онцлогууд файлыг гар утасны ажлын тавиур болгон хувиргаж, ажлынхаа тулд холын зайнаас хийдэг эсвэл замдаа байгаа мэргэжилтэд ихэд хэрэгтэй болгодог.

Мэдээллийг хамгаалахын тулд зарим файлууд нь түгжээтэй эсвэл RFID хамгаалалттай байдаг бөгөөд мэдээлэл нууц, өндөр үнэ цэнэтэй байх тохиолдолд тааламжтай байдаг.

Түгээмэл асуулт

Татварын баримт бичгийг хадгалахын тулд ямар хэмжээний тэлэх боломжтой файл ашиглах вэ?

Сар эсвэл баримт бичгийн төрлөөр тэмдэглэсэн 12-13 хүрдтэй файл нь жилийн татварын баримт бичиг, баримтыг үр дүнтэй эрэмбэлэхэд тохиромжтой.

Энгийн тэлэх боломжтой файлд хууль ёсны хэмжээний баримт бичгийг хадгалах боломжтой юу?

Үгүй, стандарт өргөтгөмт файлууд нь ерөнхийдөө письмо эсвэл А4 хэмжээтэй цаасыг агуулж байдаг. Хууль ёсны хэмжээтэй баримт бичгийн хувьд цаас нь хугалахгүй, нимгэрэхгүйн тулд заавал «хууль ёсны хэмжээ» гэж тэмдэглэгдсэн файлыг сонго.

Энгийн ашиглахад цаасан эсвэл хатуу цаасан тэлэх боломжтой файл аль нь илүү сайн бэ?

Пластик (полипропилен) хавтаснууд нь илүү бат бөх, усанд тэсвэртэй, урт хугацаатай ашиглах боломжтой тул өдөр тутмын эсвэл урт хугацааны ашиглалтад илүү тохиромжтой.

Хавтас хэдэн баримт бичиг багтах боломжтой вэ?

Түүнийг өргөн болон хэсгийн тоогоор нь харгалзан, хөндий файл нь ерөнхийдөө 100-аас 1,000 ширхэг цаас багтааж болно. Бүтээгдэхүүний багтаамжийн түвшинг заавал шалгана уу.