EN
Ən Yaxşı Uyğunluğu Tapmaq: Düzgün Ölçünü Necə Seçmək Olar GENİŞLƏNƏN FAYL ehtiyaclarınız üçün
Genişlənən qutular sadəcə kağızları saxlamaq üçün yer deyildir, həm də bir kəs işini təşkil etmək istəyəndə, ofisdə işləsə də, təqaüddə otursa da və ya evdə sənədlərlə məşğul olsun, çox vacibdir. Mağaza raftları və ya onlayn kataloqlar üzərindən seçim edərkən düzgün genişlənən qutunu seçmək, sanki ölçüsünü bilmədən ayaqqabı almaq kimi bir şeydir. Əsl mühüm məsələ həmin şəxsin hansı təşkilat problemi həll etmək istədiyini müəyyən etməkdir. O şəxs aylıq hesab-fakturalarla məşğul olurmu? Görüşlər arasında daşınması rahat olan bir şeyə ehtiyacı varmı? Sənədlərin sayı, onlara nə qədər tez-tez müraciət etmək, hətta qutunun harada saxlanacağı - bütün bu amillər gələcəkdə baş ağrısına səbəb olmadan gündəlik işlər üçün ən yaxşı ölçünü müəyyən edəcəkdir.
Sənədlərin Saxlanması Tələblərinin Qiymətləndirilməsi
Sənədlərin Həcminin və İstifadə Tezliyinin Qiymətləndirilməsi
İlk addım odur ki, müəyyən edin nə qədər çox şeyləri arxivləmək lazımdır və həmin sənədlər nə qədər tez-tez istifadə olunur. Gündə əsəbləndirən qədər çox kağızlarla - hesab-fakturalar, vergi sənədləri, müştəri qovluqları ilə məşğul olan insanlar adətən təxminən 13-dən belə 26 kisəyə qədər yer olan genişlənən qovluqlar kimi ciddi həllərə ehtiyac duyurlar. Lakin əgər birinin yalnız bəzi az şeyləri - məsələn zəmanət kartlarını və ya tibbi məlumatları izləmək ehtiyacı varsa, onda daha kiçik həll daha məqbul olar. Əksər hallarda 5 kisəli təşkilatçı ən əsas ehtiyacları ödəyir, bəziləri isə 7 kisəlik modelin əlavə yerini üstün tuturlar.
Sənədlərin dəyişkənliyini də nəzərə alın. Sənədləri tez-tez əlavə edəcək və ya çıxaracaqsınız? Bu halda, daha böyük genişlənmə ölçüsünə malik və gücləndirilmiş bölmələrə sahib qutu seçmək, uzun müddət istismar zamanı aşınma və zədələnməni qarşısını ala bilər.
Sənədlərin ölçülərini və növlərini müəyyənləşdirin
Əksər genişlənən qovluqlar standart A4 və ya hərfin ölçüsündə sənədlər üçün nəzərdə tutulub. Bununla belə, əgər siz hüquqi sənədlər, planşetlər, rəsm əsərləri kimi daha böyük formatlı sənədləri təşkil edirsinizsə, qovluğun bu ölçüləri əhatə etməsini və onların qırışdırılmadan və ya zədələnmədən saxlanmasını təmin edin.
Bəzi genişlənən qutular həmçinin qəbzlərin, qeyd kartlarının və ya kiçik kağız maddələrin kateqoriyalara ayrılması ilə saxlanılması üçün də idealdir. Bu kiçik versiyalar mobil istifadəyə əlverişlidir, lakin tutumu məhduddur, buna görə də onlar kütləvi saxlamaq üçün deyil, xüsusi ehtiyaclar üçün daha yaxşıdır.
Genlənən Qutu Seçərkən Nəzərə Almaq Lazım Olan Əsas Xüsusiyyətlər
Ciblərin sayı və etiketləmə variantları
Ciblərin sayı birbaşa sənədlərinizi necə kateqoriyalara ayırmağınıza təsir edir. Məsələn, ay-ay kitab saxlama və ya müştəriyə xas fayllar kimi çoxsaylı kateqoriyalara təşkil üçün çoxsaylı etiketlənmiş bölmələr daha böyük səmərəlilik təmin edir. Bəzi modellərdə xüsusi etiketlər mövcuddur ki, bu da öz kateqoriyalarınızı təyin etməyə və ya məzmununuzu əlifba sırasına görə düzəltməyə imkan verir.
Etiketlərin oxunmasını asanlaşdıran və möhkəm şəkildə bərkidilmiş olması vacibdir. Aydındır ki, indeks etiketləri məlumatın tez tapılmasını artırır, xüsusən də vaxt tələb edən və ya tez-tez istifadə olunan məlumatlarla işləyərkən.
Genişlənmə eni və möhkəmlik
Faylın genişlənmə eni, adətən düym və ya santimetr ilə ölçülür və o, nə qədər çox məzmun tuta biləcəyini göstərir. Ağır iş şəraitində istifadə üçün parça və ya plastik materiallarla gücləndirilmiş kisələri olan modelləri seçin. Bu cür fayllar əlavə möhkəmlik və mövcudluq təmin edir, xüsusilə mobil iş mühitlərində.
Bəzi genişlənən faylların bağlamaq hissələri, elastik lentləri və ya məcburi bağlamaları da var ki, bu da məzmunu təhlükəsiz saxlamağa kömək edir. Bu xüsusiyyətlər faylı daşımaq və ya onu şaquli vəziyyətdə saxlamaq niyyətində isələr xüsusilə faydalıdır.
Material və Tikinti Keyfiyyəti
Genişləndirilən fayllar polipropilen, kağız karton və parça ilə örtülü dizaynlar daxil olmaqla müxtəlif materiallardan istifadə edilərək hazırlanır. Hər gün ofisdə istifadə üçün möhkəm polipropilen suya və yırtılmaya qarşı müqavimət göstərir. Kağız karton modellər yüngül istifadə və ya arxiv sənədlərin saxlanması üçün uyğundur.
Şəffaf modellər faylı açmadan tərkibinə baxmaq istəyənlər üçün faydalıdır, o zaman ki, opak modellər həssas materiallar üçün daha çox məxfilik təmin edir.
Faylınızı Mühitə Uyğunlaşdırmaq
Ofis və Peşəkar İstifadə
Korporativ mühitdə layihə sənədləri, müştəri işləri və ya daxili hesabatlar üçün kifayət qədər cib olan böyük genişlənən fayl seçin. Bir çox peşəkarlar mürəkkəb iş proseslərini sadələşdirmək üçün rəngli bölmələrlə təchiz edilmiş akordeon tipli faylları üstün tuturlar.
Əgər məxfilik vacibdirsə – məsələn, hüquqi və ya maliyyə sahələrində – sənədləri qeyri-müəyyən şəxslərdən qoruyan möhkəm materialdan hazırlanmış və təhlükəsiz qapaqlı faylları seçin.
Məktəb və Tədris Təşkili
Tələbələr və müəllimlər 6-dan 12-yə qədər cibə sahib olan orta ölçülü genişlənən fayllardan faydalanırlar, bu isə fənnlərin və ya tapşırıqların təşkili üçün əlverişlidir. Çanta ilə daşınmasını asanlaşdıran yüngül dizaynlar məktəb və ev arasında daşınmaq üçün əlverişlidir.
Tədris müəssisələrində parlaq rəngli və ya orijinal naxışlı fayllar populyardır, çünki bu, sənədlərin saxlanmasında həm əyləncəli, həm də funksional vasitə kimi istifadə olunur.
Ev və Şəxsi İstifadə
Hesablar, zəmanət vərəqələri və tibbi sənədlər kimi ev sənədlərini idarə etmək üçün etiketlənmiş bölmələri olan orta ölçülü genişlənən fayl ən yaxşı seçimdir. Sizə peşəkar səviyyədə çox sayda kisə lazımi olmayacaq, lakin kateqoriyalara görə təşkil (təbii qaz, sığorta, sağlamlıq, və s.) audit və ya təcili hallarda vaxt qənaətinə kömək edəcək.
Qapama qurğulu daşınabilir modellər sənədləri qutuya, çantaya və ya rəflərə yayılmadan saxlamaq üçün xüsusi kömək edir.
İstifadəni asanlaşdıran xüsusiyyətlər
Daşınmaq və ergonomika
Əgər sənədləri daşımaga alışıqsanız, qulpaları və ya daşımaya uyğun lentləri olan qutudan istifadə etmək olar. Bəzi genişlənən qutular breyfkeys kimi istifadə üçün nəzərdə tutulub və sahə işləri və ya müştəri görüşləri üçün uyğundur.
Ergonomik tutma zonaları və ya möhkəmləndirilmiş kənarlar tez-tez istifadə zamanı tutulmanı yaxşılaşdırır və xüsusilə məşğul iş mühitində əməliyyatlarda əzələ gərginliyini azaldır.
Daxili əlavələr
Əlavə funksiyalara malik genişlənən sənəd qutuları biznes kartlar, qələmlər və ya USB yaddaşlar üçün əlavə ciblərə malik ola bilər. Bu əlavə funksiyalar sənəd qutusunu mobil ofis alətlər toplusuna çevirir ki, bu da uzaqdan işləyənlər və ya səyahətdə olan peşəkarlar üçün böyük rahatlıq yaradır.
Bəzi sənəd qutularında RFID qoruyucu və ya qapanan mexanizmlər də var ki, bu da daha yüksək təhlükəsizlik tələb edən və ya yüksək dəyərli sənədlər üçün idealdır.
Tez-Tez Soruşulan Suallar
Vergi sənədlərinin saxlanması üçün hansı ölçülü genişlənən sənəd qutusundan istifadə etməliyəm?
12-13 cibə malik, aylar və ya sənəd növlərinə görə etiketlənmiş sənəd qutusu, illik vergi hesabatlarını və sənədləri effektiv şəkildə təşkil etmək üçün əlverişlidir.
Standart genişlənən sənəd qutusuna hüquqi ölçülü sənədləri saxlamaq mümkündürmü?
Yox, standart genişlənən fayllar adətən letter və ya A4 ölçülü kağızları tutur. Hüquqi ölçülü sənədlər üçün qüvvədə olan ölçüsünü saxlamaq üçün xüsusi olaraq “hüquqi ölçülü” olaraq etiketlənmiş faylı seçin.
Gündəlik istifadə üçün plastik sənəd qutusu yaxşıdır, yoxsa karton?
Plastik (polipropilen) genişlənən qutular daha yaxşı dayanıqlılıq, suya davamlılıq və uzunömürlülüyə malikdir və bu səbəbdən gündəlik və ya uzunmüddətli istifadə üçün daha uyğundur.
Genişlənən qutu neçə sənədi yerləşdirə bilər?
Genişliyinə və ciblərinin sayına görə genişlənən qovluq adətən 100-dən 1.000-ə qədər vərəq saxlaya bilər. Almadan əvvəl məhsulun tutum göstəricisini həmişə yoxlayın.
