EN
Баримт бичгийн эрхт байдалд зохицуулан цэвэр хавтсыг сонгох нь яагаад ухаалаг сонголт болох талаар
Оффисын бичиг хэрэг эсвэл гэр орны баримт бичгийг зохион байгуулах нь ихэнх хүмүүстээ дутагдалтай байдаг. Ихэвчлэн шилэн хавтас эсвэл стандарт хавтсыг сонгох асуудалд хүрдэг. Хоёр аль аль нь зүйлсийг зохион байгуулж байдаг ч шилэн хавтас нь харагдах байдал нь сайн, агуулгыг олоход хялбар, хугацааны дагуу эрхэм дэг журамыг сахин барьж чаддагаараа онцлогтой юм. Эрхлэгчид нь цэвэр дэлгэн үзүүлэх шаардлагатай байгаа болон төслүүдийн тэмдэглэлүүдийг цуглуулж буй оюутнуудыг хамруулан мэргэжилтнүүдэд шилэн хавтасны онцлогийг ойлгож мэдэх нь чухал баримт бичгүүдийг эмх цэгцтэй хадгалах, хамгийн чухал нь хэтрүүлэн бөглөнгө байдал үүсгэхгүйн тулд зөв шийдвэр гаргахад тусалдаг.
Илүү сайн харагдац, хялбар нэвтрэх боломж
Агуулгыг мөн харах боломжтой цонхтой
Тодорхой номнуудыг онцгой болгож буй зүйл нь хүмүүс цаасны хуудсыг нь гаргахгүйгээр доторхыг нь харж болдог тунгалаг хавтас юм. Цаг хугацаа хомс байх үед энэ нь маш тохиромжтой, үгүй юу? Таньд танилцуулга хийх агшинуудад, ажлын ярилцлагад эсвэл аудитор ирэх үед энэ нь хэрхэн ажилладгийг бодож үзээрэй. Энгийн хавтаснууд нь ихэд бэрхшээлтэй байдаг, ялангуяа цааснуудын оосор дундуур шүүлж байх эсвэл шоо шоогоор тэмдэглээгүй хуримтлал дундуур юмыг хайж байхыг хэн хүсэх бэ? Тодорхой номнууд энэ бүхэнээс чөлөөтгөдөг. Зүгээр л хүнд хэрэгтэй хуудсыг шууд л харж авч болно. Чухал баримт бичигтэй ажилладаг хүмүүст амьдралыг маш хялбар болгодог.
Энэхүү харагдац нь тайлан, бүтээгдэхүүний каталог эсвэл зурагны цуглуулгыг боловсруулахад түгээлгүй бөгөөд танилцуулга, уншдаг чанар нь чухал байдаг. Хавтас бүр нь хүрээ болгон ажилладаг тул хуудсуудыг цэвэр, тэгш, харахад хялбар байлгана.
Тогтмол хуудасны загвар
Хэвийн хавтаснууд нь цааснууд хажуу эсвэл доошоо эргэж хадгалагдах боломжийг олгохоор ажилладаг тул тэдгээрийг алга болгох эсвэл бусад юмны доор дарж болзошгүйгээр хүргэдэг. Тодорхой хавтаснууд нь тусгай хөрөөндөө бүх зүйлийг эрхэмжлэн байршуулдаг тул энэ асуудлыг шийддэг. Нэг нэгэн пластик хавтасанд ихдээ нэг эсвэл хоёр хуудас л хадгалагддаг тул юу ч хамтдаа шахагдахгүй. Бүх систем нь цэвэр эрхэм байдалтай хадгалагдах ба дотор нь юу ч хор хөнөөлгүй хадгалагдана. Түүнчлэн, хэн нэгэн тодорхой зүйлийг хайх шаардлагатай бол олон цаасны дунд хамгийн чухал гэрээ хаана байсныг санахгүйгээр олж авах боломжтой. Энэ нь хууль ёсны баримт бичгийг судлах эсвэл төслийн өөр өөр хувилбаруудыг нэвтрэн үзэх үед ч сайн ажилладаг.
Өндөр чанарын баримт хамгаалалт
Хүртэл, элэгдлээс хамгаалах
Энэ номыг тийм ч амархан ялгаж болох нь баримт бичигт хэр сайн хамгаалалт үзүүлж байгаа юм. Цаасан дэвтэрүүдийг энэ пластик хальсанд хуулж болох бөгөөд тэдгээрийг байнгын хэрэглээнээс үлдэх толбо, кофеийн нөөц, элэгдэл зэргээс хамгаалж байна. Үйлдвэрлэлийн газрууд, барилгын талбай, сургуулийн ангиуд зэрэг баримт бичиг өдөр тутмын хэрэглээнд хүнд ордог газруудад энэ нь бас тийм ч чухал юм. Ийм орчинд баримт бичигт хамгийн их тав тухгүй байдлыг бий болгодог бөгөөд хөрс, чийг, таагүй тохиолдолд орж болзошгүй юм. Ийм бус тийм орчинд чухал баримт бичигтэй ажилладаг хүмүүст энэ хамгаалалтын хүчин зэрэг маш их байна.
Зөвхөн хэсэгчилсэн хамгаалалт олгодог (ихэвчлэн зах ирмэгийг нь чаддаггүй) энгийн хавтасны харьцуулахад тод ном нь хуудас бүрийг бүрэн багцалдаг тул ашигтай баримт бичиг, техникийн зураг эсвэл хууль эрх зүйн баримт бичгийн амьдралын хугацааг уртасгадаг.
Архивын чанарын сонголт
Энэ өдөр дууссан номнууд нь ихэвчлэн хүчилгүй материалуудаас хийгддэг бөгөөд өрхийн хуучин зураг, чухал гэрчилгээнүүд, мөн олон төрлийн баримт бичгийг хэдэн арван жил хадгалахад тохиромжтой байдаг. Хэвийн хавтаснууд нь тийм ч сайн биш юм. Тэдгээрийн хувьд цаг сохрохын хэрээр задарч, заримдаа мөнгөн цаасан дээр шүргэлтээр шарлаж болно. Ийм учраас баримт бичгийг мөнгөн цаасыг удаан хугацаанд хадгалах шаардлагатай ажил эрхэлдэг хүмүүс цонхон номонд илүү их дурлаж байдаг. Архитекторууд схем зураг хадгалах, инженерүүд төслийн техникийн үзүүлэлтүүдийг хадгалах, эсвэл гэрээ, хэрэг хамаарлын баримт бичгийг хөндлөнгөөр ажилладаг ёс зүйн газрын хүмүүсийн талаар бодож үз дээ. Эдгээр мэргэжилтнүүд өөрсдийн баримт бичгийг цаг хугацааны эсрэг хамгаалах шаардлагатайг мэддэг.
Зохион байгуулалттай хэлбэр, мэргэжлийн хандлага
Тайлан, портфолионы хувьд тохиромжтой
Тод байлдах нь зүгээр л зүйлсийг эрхэмжлэн байршуулахад тусалдаггүй, харин таны гар дээр байгаа мэдээллийг ч гоё болгож өгдөг. Ихэнх газрууд бизнесийн санал болголт, дотоод тайлан, шинэ тоног төхөөрөмжтэй хамт ирдэг зузаан зааврын ном гэх мэт баримт бичигтэй ажиллахдаа ийм байлдасыг ашигладаг. Хуудаснуудыг цаасан халхавчинд нь ариун цэвэр хийж өгснөөр бүх зүйл мэргэжлийн хөшөөрөө сайхан харагддаг. Нэг удаа оролцох гэж буй хуралдаа цааснуудыг нэгтгээгүйгээр авчирч болох уу, тод нүүр хавтас бүхий холбоотой нэгэн баримт бичгийг харуулж болох уу гэдгийг туршаад үзээрэй. Энэ хоёрын ялгаа нь их л чухал мэдээж. Ердийн хавтаснууд нь ихэвчлэн гохордог, цаасны хавчаар түрэгдэж байдаг, мэргэжлийн бус харагддаг тул ихэнх мэргэжлийн орчинд таарахгүй байдаг.
Зураачид, зураг зүйн мэргэжилтнүүд, маркетологууд мөн өөрсдийн ажлыг харуулахдаа тодорхой дэвтэр, номнуудын хөрөөгөөр татаж буй нөлөөг үнэлдэг. Хуудас бүр нь тэгш хэвтээ байрлаж, бүрэн хүрээлэгдсэн байдаг тул ажлын хамтрагчид эсвэл үйлчлэгчид агуулгыг хялбархан харж болно.
Захиалгаар тохируулж болох шошго болон цаасны дугаарлалт
Шилэн хавтаснууд нь ихэвчлэн гарын авлага, хугацаа, үйлчлүүлэгчийн мэдээлэл эсвэл ангилал зэрэг шаардлагатай үед засварлах боломжийг олгодог цээжний шошго эсвэл өмнөх хүрдтэй байдаг. Шошгоны сонголтууд нь зэрэг зэрэг файлуудыг удирдах үед маш их тусалдаг. Ихэвчлэн өндөр чанартай хувилбарууд нь бүсийн самбар бүхий хуудаснуудыг нэвтрэх боломжийг олгодог бөгөөд нарийн төвөгтэй тайлангуудыг өдөр бүр хийж буй хүмүүст хуудаснуудыг хялбархан шилжих боломжийг олгодог.
Энгийн хавтаснууд нь ирмэг дээр нь бичсэн цаас эсвэл гадна талын маркерыг ашиглан шошго болон дугаарлалт хийх боломжтой боловч тэдгээрийн ангилал нь ихэвчлэн бат бөх байдалгүй, удаан хугацаанд байгаа эсвэл сандрах хандлагатай байдаг.
Өдөр тутмын ашиглах үед хялбарын байдал
Зөөх болон хадгалахад хялбар байх нь
Цэвэр номнууд нь ихэвчлэн нарийн, хөнгөн байдаг бөгөөд баримт бичгийн аюулгүй байдлыг алдагдуулахгүйгээр зөөхөд тохиромжтой байдаг. Тэдгээрийн хатуу бүтэц нь нугалахыг урьдчилан сэргийлдэг бөгөөд сумка, гар баг эсвэл тавиур дотор амархан зөөх боломжийг олгодог. Эсрэгээр, энгийн хавтас нь зөөх үедээ агуулгыг нь шилжүүлж болох бөгөөд ижил түвшний хамгаалалтгүй байдаг.
Цаашлаад, цэвэр номны тэгш оёдол нь босоо хадгалахад таарч байдаг. Танд номын санд байгаа ном шиг тавиур дээр олон цэвэр номыг эрэмбэлэн байрлуулах боломжийг олгодог тул тэдгээрийг олох, авах нь хялбар байдаг. Энэ нь тусгай талбай хязгаарлагдмал байдаг ажлын орчинд онцгой үнэ цэнэтэй байдаг.
Дахин ашиглахад тохиромжтой
Шилэн номнуудыг ихээр ашиглахыг зориуд бүтээсэн тул эдгээр нь удаан хугацаанд үлдэх чадвартай байдаг. Өндөр чанартай хувилбарууд нь холболтын тогтвортой байдлыг, хуултын эсэргүүцэх хавтас, хүрээлэн бэхжүүлсэн ирмэгүүдийг агуулдаг бөгөөд өдөр тутмын ашиглалтанд тэсвэртэй байдаг. Хуучин бичиг баримтуудыг архивлах эсвэл хаях үед дахин ашиглах боломжтой бөгөөд шинэ төслүүдийн тулд дахин байрлуулж, дахин ашиглах боломжтой.
Эсрэгээр, хэвийн хавтаснууд нь түгээмэл ашиглагдаж байвал хурдан гэмтдэг. Цаасан хавтаснууд нь хугацааны явцад хагарч, нугалагдаж, бүтцийнхээ хэв маягаа алдаж, илүү олон удаа солих шаардлагатай болдог.
Түгээмэл асуулт
Нэгэн төрлийн төслүүдэд цонхон хавтасныг дахин ашиглах боломжтой юу?
Тийм, ихэнх цонхон хавтаснуудад хэрэгтэй үед нь баримтуудыг авч болох бөгөөд оролцооны төслүүд эсвэл тогтмол хэлбэржүүлэх хэргийн тайлангуудыг хадгалахад маш тохиромжтой.
Цонхон хавтас нь хууль ёсны эсвэл нууц баримт бичгийг хадгалахад тохиромжтой юу?
Тийм. Хавтасны цонхнууд нь тунгалаг чанартай ч, цонхон хавтасыг аюулгүй байдлаар хадгалах боломжтой бөгөөд түгжин түгжих боломжтой. Зарим загварууд нь нэмэлт нууцлалын тулд нэвт харагдахгүй бүрхүүл эсвэл хаалтын фляп агуулдаг.
Цонхон хавтаснууд ямар хэмжээтэй байдаг вэ?
Цонхон хавтаснууд A4, A5, хууль ёсны болон захиалгат форматуудад байдаг. Хэтрүү таслах эсвэл нугалахгүйн тулд таны баримт бичгийн хэмжээнд тохирохыг сонгоно уу.
Цонхон хавтасанд ихэвчлэн хэдэн хуудас хийж болох вэ?
Энэ нь загвараас хамаарна. Стандарт цэвэр номнууд нь 20, 40 эсвэл 60 хавтас (тус бүр нь хоёр хуудас хүртэл багтаасан) байдаг бол том багтаамжтай хувилбар нь 100 эсвэл түүнээс дээш хуудас багтааж болно.
