EN
Af hverju ljós bók er vitrileg valkosturinn fyrir skipulagt skjalsstjórnun
Það er ennþá áskorun fyrir marga að skipuleggja skjöl hvort sem þeir séu að vinna með skrifstofuferlur eða heimilismatriði. Venjulega kemur valið niður á milli ljósra bóka og venjulegra möppa. Bæði valkostirnir halda hlutunum í lagi, en ljósar bækur standa sig þar sem þær eru betur í augunum þegar þær eru sýndar fram, auðveldar að finna innihald og hjálpa til við að halda röðinni á meðan. Frá sérfræðingum sem þurfa að sýna viðskiptavina skjöl á hæfilegan hátt til nemenda sem safna athugasemdum fyrir verkefni, þá hjálpar þekking á því sem gerir ljósar bækur sérstakar til þess að einhverjum tekur á réttum ákvörðunum um hvernig geyma mikilvæg gögn án þess að mynda rugl.
Aukið sýn og auðveld aðgangur
Gjafasökkuðir til að augnabliksskilgreiningar
Það sem raunverulega gerir ljós bókablöð sérstaklega eru þessar gegnsærar áhöll sem leyfa fólki að kasta augabragði á hvað er inni án þess að þurfa að taka út hvert einasta blað. Þetta er mjög hentugt þegar tíminn er takmarkaður, ekki satt? Hugsanlegt er að hugsa um það á meðan fyrirheitastundir eru í gangi, starfsviðtölur eða jafnvel þegar endurskoðendur koma að dyrum. Venjulegar möppur geta verið mjög ástreymandi vegna þess að enginn vill grafa í hópi af blaðamunum eða leita eftir einhverju í ómerktum rugl. Ljós bókablöð hreinsa allan þennan óskap alveg út. Bara því að horfa beint á þann blaðsíðu sem einhver þarf og taka hana fljótt. Þetta gerir lífið miklu auðveldara fyrir alla sem vinna með mikilvæg skjal á ferðinni.
Þessi sýnileiki er einnig ágætur til að skipuleggja skýrslur, vöruyfirlit eða ljósmyndasöfn þar sem kynning og lesanleiki eru lykilkenni. Hver umslag virkar sem ramma, geymir síðurnar hreinar, flatar og auðveldar skoðun á augabragði.
Stöðugur blaðsíðuuppsetningur
Venjulegar möppur geta verið alvöru vandræðasvæði þegar skjöl lendast á hliðina eða upphlut og þar af leiðandi geta farið týst eða kveikt undir öðru efni. Þetta vandamál er leyst með því að nota ljósar möppur sem geyma allt á skipulegum stað. Venjulega getur hver plastsegg haldið í eitt skjal eða í mesta lagi tvö, svo ekkert lendi samþrýst. Allur kerfið er haldið í lagi og þar með verndað innihaldið. Þar að auki, þegar einhver þarf að finna eitthvað ákveðið síðar, þá þarf hann ekki að grafa í rugl og reyna að muna hvar sú mikilvæga samningur fór. Þetta virkar jafn vel hvort sem maður skoðar löggild skjöl eða yfirferðir á mismunandi útgáfum verkefnis.
Yfirburðaskipun á skjölum
Vernd á móti nýtingu og slitasýni
Það sem gerir þessa bók svo sérstæða er hversu vel hún verndar skjöl. Dragðu bara blaðin í þessar plöstu hylki og þau verða varin við rifjur, kaffiringi og allan þann slíðu sem verður á daglega notkun. Þetta gerir raunverulegan mun á staðsetningum eins og framleiðsluvélmunaverum, byggingarvettvangum eða kennsluskrifstofum þar sem skjalasafnið er kastað um allan daginn. Slíkir umhverfisþættir henda öllu í skjalasafnið - dust, raki, jafnvel handahófslegur fall. Verndunarmælið hér má ekki yfirheitast fyrir alla sem vinna með mikilvæg skjöl í minni en fullkomnum aðstæðum.
Í samanburði við venjulega möppu, sem býður aðeins að hluta vernd (og lætur oft horn eða brúnir vera óverndaðar), þá umlykur ljósrautin hverja blaðsíðu að fullu, og lengir þannig líftíma mikilvægra skjala eins og tilvísunargerða, tækniteikninga eða lagaþingsmuna.
Geymslugetu möguleikar
Nú í þessu leiti eru hornspjöld oft framkölluð úr efni sem er án sýra, sem gerir þau frábæru til að geyma hluti eins og gamlar fjölskyldjumyndir, mikilvægar vottorð og ýmis konar skrár á áratugi. Venjulegar möppur dugir þó ekki. Þær geta í raun verið brotnar niður með tíminum og stundum orðið gular þegar þær snertast við fína blaðsíður. Þess vegna nálgast fólk sem vinnur með skjal sem þarf að standa í alvöru hornspjöldum. Hugsaðu um hönnuðu sem geyma byggingarrit, verkfræðinga sem halda verðskráum á verkefnum eða þá svolítið uppteknu fólk í lögfræðingasamtökum sem vinna með samningar og málaskrár. Þessir sérfræðingar vita að efni þeirra þurfi vernd gegn tímanum.
Skipulagður kynningarháttur og sérfræðilegt útlit
Hæst í lagi fyrir skýrslur og bréfasafn
Tægir hylki gera meira en bara halda hlutunum í lagi, þeir gefa einnig því sem er inni betri útlit. Flest stofnanir þrifa á þeim fyrir ýmis skjöl eins og atvinnuformgerðir, innri skýrslur og þær þungu handbækur sem fylgja nýjum tækjum. Þegar síður eru fallega settar í plasti, þá fær allt þetta sérstætt starfsmennsku. Reyndu bara að koma á fund með hellingu af lausum blaðsíðum í stað þess að koma með eitthvað sem er bundið í tæg hylki, munurinn er talsverður. Venjulegar möppur eru yfirleitt ekki nægar í mörgum starfsmönnum umhverfum, vegna þess að þær fá fljótt að vera rjóðar, með paperclips í sundur og að alls konar óstæðni.
Hönnuður, ljósmyndarar og markaðsfræðingar meta líka sýnileikan á ljósritum þegar þeir sýna verk sín. Hver blaðsíða liggur flöt og er nákvæmlega rammað þannig að auðveldara er fyrir viðskiptavini eða samstarfsmenn að einbeita sér að efni.
Háðan merking og yfirlitshorni
Þærlegir hylki eru oft með bakviðsmerki eða framlagnir sem gera það auðvelt að sérsníða þau eftir þörfum. Merkingarvalkostir nema yfirleitt hluti eins og nöfn á verkefnum, dagsetningar, upplýsingar um viðskiptavini eða flokka, sem er mjög gagnlegt þegar unnið er með ýmsar skrár í einu. Dýrari útgáfur fara enn freur með innbyggða yfirlitsflipa, sem gerir það miklu auðveldara að flakka í gegnum þykkar skjöl eða flóknar marghluta skýrslur fyrir alla sem vinna mikið með nákvæmar verkefni á dag daginn.
Venjulegar möppur styðja hugsanlega merkingu með limduðum miðum eða ytri pennum en flokkunaraðferðir þeirra eru oft ótraðari og meira til að fellast eða fana með tíðri.
Naglægur notagildi í daglegu notagildi
Auðveldara að bera og geyma
Hrein bók er yfirleittþunn og létt, hannaður fyrir hæglega meðferð án þess að missa á öryggi skjala. Þétt smíði kemur í veg fyrir að bogast og gerir það auðvelt að bera í veski eða ferðatöskum. Venjulegur möppurinnur, í samanburði, getur fært innihald sitt á ferðinni og hefur ekki sama verndarstig.
Auk þess er flata bakvið hreina bókina gerir hana ideala fyrir lóðréttan geymslu. Þú getur skipað margar hreinar bækur á hillu eins og bækur í bókasafni, sem gerir það auðvelt að finna og sækja þær. Þetta er sérstaklega gagnlegt í skrifstofuumhverfum þar sem geymslurými er takmarkað.
Þolir endurtekið notkun
Þar sem þærlegir bókir eru hönnuðar fyrir tíðanda notkun eru þær gerðar til að standa upp á. Útgáfur af hári gæðum hafa traustan bága, ríðuvænar umslag og styrktar brúnir sem geta standið fyrir daglegri notkun. Þær eru endurnýtanlegar og hægt er að breyta þeim eða nota þær aftur fyrir ný verkefni þegar eldri skjöl eru vistað eða fleytt.
Menn skipta því saman eru venjulegar möppur – sérstaklega þær sem eru á blaði – til að nýst fljótt við tíðanda notkun. Þær geta rífst, borið saman eða misst lögun sína með nýtingu og þurfa því oftari skipti.
Algengar spurningar
Get ég notað hreinsunarbók aftur fyrir mismunandi verkefni?
Já, í flestum tilfellum er hægt að fjarlægja og skipta út skjölum í hreinsunarbókum eftir þörfum, sem gerir þær fullkomnar fyrir verkefni sem þróast eða fyrir kafli sem breytast.
Er hreinsunarbók hægileg fyrir lögskjal eða önnur trúnaðarmál?
Já. Þótt fyrirheitin séu gegnsæ á, er hægt að geyma hreinsunarbækur örugglega og jafnvel læsa þær. Sumar útgáfur bjóða ógegnsæ randir eða innbyggðar hylkislúkkur fyrir auka fyrsemd.
Hvaða stærðir eru hreinsunarbækur í?
Hreinsunarbækur eru fáanlegar í ýmsum stærðum, þar á meðal A4, A5, löglegt form og sérsniðnar útgáfur. Veldu þá sem best hentar skjölunum þínum til að forðast óþarfa skurða eða brotthellu.
Hversu mörg blöð getur hreinsunarbók yfirleitt tekið?
Það fer eftir líkaninu. Venjulegar ljósar bókir innihalda 20, 40 eða 60 pokta (hver hlýtur að hámarki tveimur blaðsíðum), en útgáfur með háan áhaldsgetu geta tekið 100 eða fleiri blaðsíður.
