EN
Aukið skrifstofueffekt með skýrum skrám: Þetta verður að vera til í skipulagðum vinnusvæðum
Í dag, þegar að því að fá verk kláruð er svo mikilvægt á öllum vinnusvæðum, er að halda skjölum í lagi ekki bara gaman að hafa, heldur nær óumþægilega nauðsynlegt. Skýrar möppur geta virkað einfaldar í samanburði við allar þessar flottu stafrænu lausnirnar á markaðinum, en raunverulega leysa þær raunverulegar vandamál fyrir fólk sem bregst við skjalvinnslu á dagverðum. Skoðaðu yfirleitt umkringis í mörgum skrifstofum og munt þú sjá þær allsstaðar frá stórfyrirtækjum með nákvæmlega hliðraðar möppum yfir í staðlaðar hönnunarverstur þar sem hönnuður þarf fljóga aðgang að efni viðskiptavina. Jafnvel hagkerfi nýta sér þessar skýju skipulagsgreinar vegna þess að allir geta séð hvað þeir þurfa án þess að grafa í hópa. Besta hluturinn? Enginn þarf sérstaka þjálfun til að nota þær, sem útskýrir af hverju þær eru enn svo vinsælar þrátt fyrir allar tæknilegar nýjungar.
Þessi grein fjallar um hvers vegna skýr skráir eru nauðsynlegar fyrir skrifstofu skipulag og hvernig þær eru aðstoð í því að bæta skrifstofuumhverfi á sér sérhæfðu og faglega hátt.
Fáguð skjölun flokkun
Fáguð skráaskipting
Ský skráaskjöl eru með nokkrum gegnsætum tögum eða opum sem leyfa fólki að flokka blaðsíður eftir því hvað þær innihalda, hvaða verkefni þær tilheyra eða hvaða lið sem sér um þær. Að halda hlutum aðskilinum gerir það miklu auðveldara að finna hluti og minnkar tíma sem eyðist í að blöðra í gegnum stokka af blaðsíðum eða ófæða möppur. Fyrir alla sem fást við ýmis skjalafæri frá samningum og reikningum til hönnunarhugmyndum og handbækur starfsmanna, að setja hverja tegund í sína eigin skýju skrá skapar röð án mikils fyrirbæris. Afleiðingin? Kerfi þar sem allt er augljóst með einum augnaráði í stað þess að þurfa að breytast í hatur með tíðri.
Stuðningur við vinnuskrá samfelldni
Starfsmenn í heitum skrifstofuumhverfum skipta á milli mismunandi verkefna og beiðni viðskiptavina á hverjum degi. Þegar þeir nota ljósar möppur geta starfsmenn úthlutað sérstökum gluggum eða hlutum að einstökum verkefnum svo allt sem tengist verkefninu verður á sama stað. Þessi aðferð minnkar rugling þ k er skjöl verða rugðin saman og hjálpar til við að halda skrifborði riðuðu í stað þess að papír séu dreifð alls staðar. Þessi kerfið er sérstaklega gagnlegt fyrir fólk eins og deildarstjóra, stöðumenn og þá sem stjórna mörgum verkefnum þar sem þeir takast við mikla skjalasöfnun á hverjum einasta vinnudag.
Betra vernd á skjölum
Viðhalda óbreyttum skjölum
Þegar skjöl eru sett í ljósir möppur eru þau vernduð gegn því að smúður komi í, veita-áverkum og þeim pessugum afgerðum af fjöngum. Þessar plasthylur mynda svo til sagt verndandi skjöld svo prentaðir stafir fái ekki að fela sig með tímanum og litirnir halda sér í stað þess að verða ruslir. Gerir mikinn mun þegar kemur að mikilvægum hlutum eins og samningum sem þarf að skrifa aftur síðar, lögmætum skjölum sem þarf að geyma í óbreyttu ástandi eða auglýsingablöðrum sem eru sýnd á fundum viku eftir viku.
Anders en venjulegar möppur, sem gætu sýnt brúnunum og yfirborðum á sliti og sláði, inniheldur ljósar möppur hverja blaðsíðu að fullu og lengja þannig ævi mikilvægra skjala.
Að koma í veg fyrir að skjöl farist
Laus papír eða opið endar á möppum getur auðveldlega leitt til þess að skjöl farist eða verða misvísandi. Ljósar möppur haldur hins vegar öllu örugglega innan og í fastri röð. Þetta minnkar hættuna á að missa eða rugla saman blaðsíðum þegar skjöl eru flutt á milli deilda eða funda.
Sjónarlegur ljósleiki og sérnæm framsetning
Innihald sem má sjá strax
Ein stærri kostur ljósra mappa er gegnsæi þeirra. Þar sem hver fitja er ljós geta notendur auðveldlega blblaðað í gegnum blaðsíður og fundið það skjal sem þeir þurfa án þess að taka það út. Þetta er sérstaklega gagnlegt á fundum, kynningum eða endurskoðunum, þar sem fljótlegt aðgangur að upplýsingum er nauðsynlegur.
Fyrir starfsmenn á háttinu sem þurfa að sýna fram á bréfasafn, yfirlit yfir verkefni eða námsefni, bjóða ljósu möppurnar upp á fína og glatta pöntun sem er snyrtilegri en ófaglegur hópur eða óþýðir möppur.
Efnalegur samræmi í skjölunum
Þegar skýrslur og skjöl eru geymd í svipuðum og vel skipulögðum möppum hjálpar það mikið við að koma í veg fyrir óþarfanlegt umhverfi á vinnustaðnum. Fyrir daglegt starfsemi innan fyrirtækisins gerir þessi gerð af skipulagi hlutina að fara sléttari. En þegar utanaðkomendur koma á svæðið, hvort sem það eru viðskiptavinir sem skoða verkefni okkar eða endurskoðendur sem fara í gegnum skrár, þá sjá þeir strax hvort allt hafi verið rétt skráð. Við höfum séð að óskipulögð skjalasafni getur dýrst fyrir fyrirtæki í mörgum tilfellum, þar sem mögulegir samstarfsmenn týnda trú á getu fyrirtækisins til að stjórna smáatriðum. Gott skjalaskipulag sýnir fólki að okkur þykir það mikilvægt hvað við gerum, og kannski mikilvægast af öllu, það sparaði tíma hjá öllum þegar þeir þurftu að finna eitthvað fljótt í framtíðinni.
Plásssparnaður og flutningshagir
Lítil plássþörf
Skýjum skrám er boðið vel þunnt útlit sem virkilega spara pláss. Settu þá á hillur, skráðu þá lóðrétt, hvaða á að vinna best fyrir skrifstofuuppsetninguna. Þeir tekur svo mikið minna pláss en þessir þiklir bækur eða fjöldi lausra blaða alls staðar. Fyrir smáskrifstofur sem barast við geymsluvandamál, gera þessir skýju skrár allan muninn. Allt í lagi er að þéttast meira skjalasafn án þess að mynda rugling. Margar fyrirtæki finna sér þarfnast um sérhverja tommu þegar skjölum er þegar fyllt.
Mörg ský skjöl eru einnig hönnuð með stafablöðum á bakinu, sem gerir notendum kleift að þekkja innihald þeirra á sjáandi og ná í rétta skrána fljótt – sérstaklega gagnlegt í sameignarkerfum.
Auðvelt að flytja
Ljósar möppur eru fullkomnar fyrir sérfræðinga sem þurfa að taka skjöl með sér. Hvort sem ferðast er vegna viðskiptafunda, kynninga eða svokölluðra svokölluðra svokölluðra, þá gerir létthefni og varanleiki þeirra þær auðvelt að bera meðan skjölin eru vernduð og skipulögð.
Þar sem þær eru auðveldlega flutjanlegar er líklegt að starfsmenn haldi skjölunum hjá sér í stað þess að þau séu dreifð um skrifborðin eða eftirinu í sameignarrýmum, sem stuðlar að betri röð í vinnusvæðinu.
Meiri framleiðni og minni streita
Færri tími í leit
Vel skipulagt skráarkerfi með skýrum skrám getur dregið verulega úr tíma starfsmanna í að leita að skjölum. Þegar allir vita nákvæmlega hvar þeir geta leitað að nauðsynlegum skjölum er hægt að vinna betur og mæta frestum auðveldara.
Styttur leitartími minnkar einnig streitu, sérstaklega í háþrýstingsumhverfi eins og þjónustu við viðskiptavini, lögfræðistofu eða fjármálastofnun þar sem tímabundinn aðgangur að gögnum er afar mikilvægur.
Að hvetja til aga á vinnustað
Skýrar skráakerfi leiða oft til betri vinnuvenja án mikillar áskilinnar. Starfsmenn sem vita nákvæmlega hvar hver skjal á að fara finna yfirleitt að þeir haldi betur um skipulag og hreinlæti við skrifborðin sín. Venjan festist og byrjar að áhrýja á hvernig fólk nær í aðrar verkefni einnig. Við höfum táknað að deildir sem nota góð skráningaraðferðir virðast almennt hlaupa á skæru vélunum. Samstarf varamaðuranna batnar þegar allir vita hvar hverju er að finna, sem minnkar tímann sem eyðist í leit að glataðum skjölum og aukur framleiðni yfir daginn.
Algengar spurningar
Eru skýrar skráar hentugar fyrir trúnaðarskjöl?
Já, þótt þau séu gegnsæ, er hægt að geyma skjöl í læsnum skápum eða öskjum. Fyrir aukna friðhelgi er hægt að velja hönnun með ógegnsærum hylki eða auknum læsingu.
Hversu mörg skjöl getur staðlaður gegnsær skjalasafnarið haldið?
Flestar staðlaðar gegnsætar skjalasafnaraðferðir eru með 20 til 60 lokka og geta haldið 40 til 120 skjölum eftir því hvort báðar hliðar eru notaðar.
Get ég notað gegnsæran skjalasafnara aftur fyrir ný verkefni?
Vissulega. Skjöl er hægt að fjarlægja og skipta út, svo að sama skjalasafnara er hægt að nota aftur fyrir endurtekin eða uppfærð efni.
Komast gegnsærir skjalasafnarar í mismunandi stærðum?
Já. Gegnsærir skjalasafnarar eru fáanlegir í ýmsum stærðum, þar á meðal A4, A5 og löglega snið til að huna mismundandi tegundir skjala.
