EN
Тодорхой файл ашиглан офисны ажиллагааг сайжруулах: Эрхлэгдсэн ажлын орчинд байх ёстой зүйл
Одоогоор ажлын орчинд юу ч хийх нь маш их ач холбогдолтой болж байгаа үед баримт бичиг зохион байгуулах нь зүгээр л сайн санаа биш, харин үнэнчээр хэрэгцээтэй болон амьдрядаг. Цэвэр файлууд нь зах зээл дээрх олон өнгөлөг дижитал шийдлүүдтэй харьцуулахад энгийн мэт байж болох боловч өдөр тутмын ажлын баримт бичигтэй ажилладаг хүмүүст бодит асуудлыг шийддэг. Их корпорациудын нарийн багцалсан хавтаснуудаас эхлээд ойролцоох дизайн студиудын хэрэглэгчийн материалд хурдан хандах шаардлагатай урлагчид хүртэлх оффисуудыг тойрон үзвэл та тэдгээрийг бүх газар харах болно. Жижиг бизнесүүд ч гэсэн эдгээр тунгалаг зохион байгуулагчдаас ашиг авдаг учир нь хэн ч хайгаад олохгүйгээр хэрэгтэй зүйлээ харж олж болдог. Хамгийн сайн тал нь тэдгээрийг ашиглахад онцгой сургалт шаардлаггүй байдаг тул технологийн дэвшлийн эрин үед ч тэдгээрийн дур зүрх хадгалагдаж байгаа нь мэдэгдэж байна.
Энэхүү нийтлэл нь цэвэр файлууд нь оффисын байгуулалтад яагаад чухал болох, хэрхэн илүү үр дүнтэй, мэргэжлийн орчин бүрдэхэд тусалж байгааг судалж байна.
Баримт бичгийн ангиллыг хялбарчилсан
Файлын хуваагдлыг хялбарчлах
Цэвэр файлууд нь хэд хэдэн тунгалаг хавтас эсвэл слотуудтай ирдэг бөгөөд энэ нь хүмүүст баримт бичгийг тэдгээрийн агуулга, аль төслийн хамаатан, эсвэл ямар багийн хариуцлага гэх мэтээр нь ангилан эрх барих боломжийг олгодог. Зүйлсийг тусдаа байлгах нь хайхад хялбар бөгөөд цаасан баганууд эсвэл эмх замбараагүй хавтаснуудыг хайж байгаа үед цагийг алдалгүйгээр хэмнэж өгдөг. Гэрээ, нэхэмжлэхүүдээс хойш дизайн санаа, ажилчдын зааварчилгаанууд хүртэлх баримт бичгийн бүх төрлийг зөвлөх хүнд ажилд нь тус бүрийг нь тусдаа цэвэр файлд хийх нь ихээхэн эмх цэгцтэй байдлыг бий болгодог. Үр дүн нь? Бүх зүйл хаанаас харагдахад л тодорхой, тодорхойгүй байдалд орохгүйгээр зохион байгуулагдсан систем.
Олон төслийн ажлын үйл явцыг дэмжих
Яаралтай ажлын орчинд ажилладаг ажилчид өдрийн турш олон төрлийн ажлууд болон үйлчлэгчдийн хүсэлтүүдийн дунд тогтмол шилжин ажилладаг. Тод файлын хавтас ашиглаж байвал ажилчид тусгай хавтас эсвэл хэсгүүдийг тус тусын төслүүдэд оноож болох тул бүх холбоотой баримт бичиг нэг дороо байрлана. Энэ арга нь баримт бичиг мангасрах үед төвөгшүүлэхгүй, цаасан хэргүүд хааяа хааяа байрлаж байгаа оронд бүрэн эрхтэй хүснэгттэй бичгийн ширээг хадгалахад тусалдаг. Тэргүүлэгчид, туслах ажилтан, олон төслийг удирдах ажилтнууд энэ системийг онцгойлон ашигтай гэж үздэг, учир нь тэд өдөр бүр их хэмжээний баримт бичигтэй ажилладаг.
Баримт бичгийн хамгаалалтыг сайжруулсан
Баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдалд хадгалж байгаа
Баримт бичигийг тод цаасан хавтасанд хийх нь тоос, чийг, хурууны хээ шиг зүйлсээс хамгаалж, хэвлэгдсэн үгсийг цагаан болохоос, өнгө нь бүрэлзэхээс сэргийлдэг. Эдгээр хуванцар хучил нь гэрээ, ёс зүйн баримт бичгүүдийг дахин гаргаж авах, эсвэл маркетингийн брошүрыг долоо хоног тутамд уулзалтанд үзүүлэх шаардлагатай үед маш их ялгаа гаргаж чаддаг.
Энгийн хавтаснууд нь ирмэг, гадаргуугийн хэсгүүдийг элэгдэлд өртөгдөх магадлалтай байдаг бол цэвэр файлууд нь хуудас бүрийг бүрэн хавчиж өгдөг тул чухал бичиг баримтын амьдралын хугацааг уртасгадаг.
Баримт алдалтаас сэргийлэх
Сул цааснууд эсвэл нээлттэй хавтаснууд нь алга болсон эсвэл алга болох баримтын шалтгаан болох магадлалтай. Нөгөө талаар цэвэр файл нь бүх зүйлийг аюулгүй байдлаар хавчиж, тогтмол дараалалд нь байлгадаг. Тиймээс файлыг хэсгүүдийн хооронд тээвэрлэх эсвэл уулзалтанд авч явах үед цааснуудыг алга болгох эсвэл холиход орох эрсдлийг бууруулдаг.
Харагдах тодорхой байдал ба мэргэжлийн хэлбэржилт
Мөн шууд харах боломжтой агуулга
Цэвэр файлын нэг гол давуу тал бол тунгалаг чанар юм. Учир нь файлын аль ч хавтас нь тунгалаг байдаг тул хэрэглэгч нь цааснуудыг хуудаслан шилжүүлэн шаардлагатай баримтыг хайж олохдоо түүнийг гаргах шаардлагагүйгээр л хангалттай хялбар байдаг. Энэ нь мэдээлэлд хурдан хандах шаардлагатай уулзалт, хэлэлцээн, аудитын үед онцгой ач холбогдолтой байдаг.
Хөдөлмөрийн байранд портфолио, төслийн тоймыг эсвэл сургалтын гарын авлагыг танилцуулах шаардлагатай ажилтнуудад тод цаасан хавтас нь бүрхэг хэлбэртэй цаасны цуглуулга эсвэл нэвт харагдахгүй хавтсыг бодвол илүү сайн, цэвэр дүртэй харуулгын хэлбэр юм.
Баримт бичигт нэгдмэл байдал
Тайлан, баримт бичигийг ижил төстэй байдлаар ангилан хадгалах нь ажлын орчинд мэргэжлийн харагдац бий болгоход тусладаг. Компанийн өдөр тутмын үйл ажиллагаанд энэ төрлийн эрхэм журам нь бүх зүйлийг хөнгөвчилж ажиллуулдаг. Гэхдээ гадны хүмүүс, үйлчлүүлэгчид болон аудит хийх ажилтнууд баримт бичиг зохион байгуулагдсан байдалтай эсэхийг тэр даруй мэдэрдэг. Байгууллагын боломжийг хамаагүй алдагдсны шалтгаан нь баримт бичиг хатуу зохион байгуулагдаагүйгээс гаднах хамтрагчид итгэл алдагдуулсан тохиолдлууд биднийг сургамжитай байна. Зөв файлын систем нь бид юу хийж байгаагаа чухалчилдагийг харуулж, тухайн зүйлийг хурдан олоход бүхэнд цаг хэмнэж өгдөг.
Орон зайг хэмнэх болон зөөврийн давуу тал
Хэмнэлттэй хадгалах боломж
Цэвэр файлууд нь орон зайг хэмнэхийн тулд маш нарийн хэлбэртэй байдаг. Тэдгээрийг самбаран дээр хурц, босоо байдлаар файллаж, таны албаны орчинд хамгийн сайн тохирох байдлаар байрлуулна. Эдгээр файлууд нь зузаан холууртой эсвэл хааяа хааягүй цаасан багануудаас илүү бага зай эзэлдэг. Хадгалах зай хомс байгаа жижиг албад эдгээр цэвэр файлууд маш их ялгааг бий болгодог. Ижил төстэй файлуудыг багтаан бага зайг хэмнэж эрхэлж болох юм. Олон аж ахуйн нэгжүүд файлын шүүгээнүүд дүүрэн байгаа тул бүх инчийг ашиглаж байна.
Олон цэвэр файлууд нь хэрэглэгчид агуулгыг нь харахад хялбар бөгөөд зөв файлыг хурдан олох боломжийг олгодог арьсны шошгоор зохион бүтээгдсэн байдаг—туслах нь туслах юм шүү, туслах файлын системд онцгой юм.
Зөөхөд Амар
Цэвэр файлууд нь ажлын уулзалт, танилцуулга, талбайн шалгалт зэрэг гадаа явдаг ажилтангуудад баримт бичгийг авч явах боломжийг олгодог. Хөнгөн бөгөөд бат бөх байдал нь баримт бичгийг аюулгүй хадгалах, эрхтэй байх боломжийг олгодог.
Тээвэрлэх боломжтой байдал нь баримт бичгийг бичгийн мөрөөсөө хааяа үлдээх, ерөнхий газруудад хаяхгүйгээр ажилчид өөрт нь байлгахыг дэмждэг бөгөөд ажлын орчинд цэвэр байдал баримтлахад тусална.
Бүтээмжийг нэмэгдүүлэх, Стрессыг багасгах
Хайхад зарцуулах цаг багасах
Тод файлыг ашиглан байгуулсан баримт бичгийн систем нь ажилчид баримт бичиг хайхад зарцуулах цагийг ихээр багасгаж чадна. Бүхэн шаардлагатай баримтыг хаана олохыг мэдэж байвал ажлын үйл явц гладк, хугацаандаа хүрэх боломж өндөр байна.
Хайх цаг багасах нь стрессыг багасгадаг бөгөөд үйлчилгээний төв, хууль зүйн газар, санхүүгийн тасаг гэх мэт даралт ихтэй орчинд ажилладаг ажилчидад тодорхой бичиг баримтад хүрэх нь маш чухал байдаг.
Ажлын газрын дисциплинийг дэмжих
Тодорхой файлын систем нь ихэсгэлэнгүйгээр илүү сайн ажлын дадлыг бий болгодог. Бүх бичиг хэр хаана орохыг сайн мэддэг ажилчид нь ерөнхийдөө зохион байгуулагдсан байдалтай байж, мөн өөрсдийн ширээнийхээ цэвэр байдалыг хадгалдаг болдог. Энэ дадал нь урт хугацаанд үлддэг бөгөөд хүмүүс бусад даалгавруудыг хэрхэн гүйцэтгэхэд нөлөөлж эхэлдэг. Бүртгэлийн сайн дадлыг нэвтрүүлсэн газрууд нь үйл ажиллагаагаа илүү гладкийн явуулдаг байна. Багийн гишүүд нь бүгд юу хаана байгааг мэдэж байвал хамтран ажиллах чадвар нь сайжирч, алга болсон бичгийг хайхад үрэгдэж буй цаг нь багасч, өдрийн турш үйлдвэрлэл нь өсдөг.
Түгээмэл асуулт
Тод файл нууцлаг баримт бичигт тохиромжтой юу?
Тийм ээ, тэдгээрийг нээлттэй, тунгалаг хавтаснуудыг цонхнууд эсвэл хайрцагнуудад хадгалах боломжтой. Нэмэлт нууцлалын тулд нэвтэрдэггүй давхар хучилтой эсвэл нэмэлт хаалттай загваруудыг сонгоно уу.
Энгийн тунгалаг хавтас нийт хэдэн хуудас хадгалж чадах вэ?
Ихэнх энгийн тунгалаг хавтаснууд нь 20-60 хөндийтэй бөгөөд хоёр талыг нь ашиглах эсэхээс хамааран 40-120 хуудас хадгалж чадна.
Би шинэ төслүүдэд тунгалаг хавтасыг дахин ашиглах боломжтой юу?
Тийм ээ. Баримтуудыг авч болох бөгөөд орлуулж болох тул ижил хавтсыг давтагдах эсвэл шинэчлэгдсэн агуулгын тулд дахин ашиглах боломжтой.
Тунгалаг хавтаснууд өөр өөр хэмжээтэй байдаг уу?
Тийм ээ. Тунгалаг хавтаснууд нь бичиг баримт, хуудаснуудын янз бүрийн төрлүүдэд тохирох A4, A5, болон хууль ёсны форматуудад хүрдэг.
