Яаран файлууд ямар хэлбэрээр зөвлөгөөний баримт бичиг боловсруулалтыг сайжруулах вэ?

Яаран файлууд ямар хэлбэрээр баримт бичиг боловсруулалтыг өөрчилдөг вэ

Файл цэсийг өргөтгөх нь баримт бичгийн ажиллагааг үнэндээ өөрчилж, бүх зүйлийг нийтэд нь цэвэр болгож байна. Офисуудад өдөр бүр хуримтлагдаж буй баримт бичгийг зөв байрлуулахын тулд сайн арга хайх нь маш чухал байдаг. Эдгээр өргөтгөх хавтаснууд нь хүмүүс баримт бичгээ хэрхэн эрхэм шаардлагатай байгаагаас шалтгаалан бүлгүүдээр нь эсвэл төслөөр нь ангилж байгаа ч хамгийн сайн ажилладаг. Тэдгээрийн онцлог нь орон зайг их эзлэхгүйгээр өөр өөр хэрэгцээнд зохицох чадвартай байдаг. Мэргэжилтнүүд нь байнгын цаасны урсгалын дунд дэг жоороо хадгалахын тулд эдгээр уян хатан хадгалалтын шийдлийг ихэвчлэн сонгож байдаг.

Хэмжээнийг нэмэгдүүлэх файлууд: Хэсгүүд, материалын талаар

Тэдгээрийн олон хуанлийн тасалгаатай тул цаасныг эрхэмжлэхэд туслах нь тэдгээрийг тодорхой сэдэв эсвэл явж буй төслүүдийн дагуу бичгийг ангилж болно. Энэ нь хэрэгтэй зүйлийг олохыг хялбар болгоно, мөн төгсгөлгүй цаасан дээрээс салахгүйгээр олох боломжийг олгоно. Эдгээр тусдаа хэсгүүд нь бичиг хэргийг удирдах үед хэрэглэгчдэд бодит гагнуу болдог. Иймд чухал файлууд нь алга болохгүйгээр хүрэх боломжтой байна. Оффисууд ихэнхдээ энэ төрлийн байршлыг ашиглан хамгийн их үйл ажиллагаа явагдаж байгаа үед хурдан хандах шаардлагатай үед цаг хэмнэж болно.

Хуудасны хавтаснууд маш сайн байлгах нь ихэвчлэн хүнд картон эсвэл тэсвэртэй нүүрсний хүчлийн бат бөх материалыг ашигладаг тул юм. Чанартай материалын сонголт нь онцгой чухал баримт бичгийг хугацааны дараа хадгалахад маш чухал бөгөөд тэдгээрийг их эргэлттэй оффисуудад орхисон эсвэл тийм ч сайн бус нөхцөлд хадгалах үед ч хамгаалахад тусалдаг. Гэвч тэдгээрийг онцлог болгож буй зүйл нь бид ихэд анзаардаггүй олон жижиг загварын шийдлүүд юм- төмөр хүрээ, эрчимтэй нэхсэн оёдлыг дурдаж болно. Эдгээр онцлог шинжүүд нь хортой нөлөөнөөс нэмэлт хамгаалалт үзүүлдэг тул хүмүүс олон жилийн турш хэрэглээд задрахгүй, хугацаа дараа ч тогтвортой байдалтай хавтас хэрэгтэй үед ихэвчлэн хуудасны хавтасыг сонгодогийн шалтгаан юм.

Хуудаснуудыг өргөтгөхийг хялбар ашиглах болон урт хугацааны чанарыг анхааран зохион бүтээсэн. Ирмэг дагуу нэмэлт бат бөх байдлыг оруулснаар цаасны хугацаа хэрхэн уртасахыг баталгаажуулдаг. Мөн энэ нэмэлт хүч чөлөөтэй хандах боломжийг алдагдуулдаггүй. Цаасан дээр хүн хялбархан хүрэх боломжийг олгодог. Бүх хэсгүүд, материал сонголт, нийт чанарыг харгалзан үзвэл цаас хадгалах өргөтгөлийн файлууд нь албан байгууламж эсвэл гэрт чухал мэдээлэл бүхий цаас барих шаардлагатай хүмүүст маш түгээмэл хэрэглэгддэг нь тодорхой.

Шинэ үеийн документын ажиллалд Хэмжээнд Нэмэгдэх Файл Интерграция

Өнөөгийн баримт бичгийн ажлын урсгалд өргөтгөх боломжтой файлын систем нэмэх нь байгууллагууд баримт бичгээ хэрхэн эрхлэх вэ гэдэгт бодит нөлөө үзүүлдэг. Эдгээр систем нь өдөрт өдөр баримт бичгийн цуглуулга ихтэй байдаг офисуудад толгой өвдөлт багасгадаг. Илүү нарийн хяналтын боломжуудын дүнд чухал баримт бичгүүд нь ширээний хайчингүй алга болохгүйгээр эсвэл кофеийн аварга доор нуугдахгүйгээр байрлалаа хадгалж байна. Хүмүүс дэргэдэх хугацаа ойртож байхад гэрээ эсвэл нэхэмжлэгийг хайж цагийг өнгөрөөхийг хүсдэггүй. Ийм аргаар хэмнэсэн цаг нь шууд бага хэмжээний үйлдвэрлэл эрхлэгчид болон том корпорациудын хувьд мөнгөн дүнгээр хэмнэлт болон илэрнэ. Зарим компаниуд эдгээр ухаалаг архивын шийдэл рүү шилжсэнээр удирдах ажлыг 30%-иар багассан гэж тайлагнаж байна.

Цаасан баримт бичгийг дижитал хэрэгслүүдтэй хослуулах нь баримт бичгийг удирдахад уламжлалт хадгалалт ба бүрэн дижиталчлалын дунд зүйлийг бий болгодог. Тасаг нь физик баримт бичгүүдээ гар утасны аппликейшнуудтай холбосноор ажилчид хоёр ертөнцийн шилдэг талуудыг нэгэн зэрэг авдаг. Хэрэгтэй үедээ цаасан баримтуудыг гар дээрээ авч болох боловч дижитал хувилбаруудаар хурдан хандах боломжийг хүрээлдэг. Энэ холимог арга нь чухал баримт бичгүүдийг шүүгэнд аюулгүй хадгалж, хоёрдогч хувилбаруудыг онлайн дээр хадгалж, аливаа агшинд хандах боломжийг олгодог. Жижиг бизнесүүд энэ аргыг аудит хийх үед эсвэл тайлангуудыг бэлтгэхдээ онцгой ашигтай гэж олж байгаа тул бүх зүйлийг зохион байгуулалттай хадгалж, хайж олохгүйгээр хурдан хандах боломжтой болдог.

Ажилтнуудыг дижитал ажиллаж буй процесуудад хэрэглэгчидийн файлуудыг үргэлжлэхийн тулд зөвлөмж өгөх нь байгууллагын үйл ажиллагааг илүү ихэсгэнэ. Зөв зөвлөмж өгөх нь тодорхойлолт, документуудыг зөв зохицуулах, оролцоо хязгаарлах, гаралтыг илүү сайжруулахад тусална. Энэ нь тогтоосон документийн мэдээллийн стратеги нь санамсаргүй, чадварлаг байдаг гэж үзүүлэхэд тусална.

Цэнхэр эргүүлэх централ хадгалал

Танилцуулга хийх файлууд нь хүний мөнгөн дэвтэр дээр цаасан дэвтэр хуримтлагдахаас болон файл хадгалах шүр шүүгээнүүдийг эзэлж байгаа байдалд тусгай орон зай үүсгэдэг. Энэ хялбар өөрчлөлт нь хүмүүс өдөр тутмын ажилдаа хэр зэрэг үр дүнтэй ажиллах, төвлөрөх боломжийг нь том хэмжээгээр өөрчилдөг. Applied Ergonomics сэтгүүлийн судалгаагаар ажлын орчин нь зохион байгуулагдсан байх үед ажилчид нийтдээ 20%-иар илүү ажил хийдэг байдаг. Энэ нь цаасан дэвтэрүүдийн хаосон цуглуулгыг хайж байгаа хугацааг хэмнэх боломжийг олгодог. Тус өөрчлөлт нь зөвхөн ажлын газруудад л биш, гэр дээрх ажлын орчин болон орчин үеийн орон зайнуудад ч маш их ашиг тустай байдаг. Хувийн орон зайг нь цэвэрлэж чаддаг хүмүүс нь зөвхөн бодитоор л биш, хэмжээний хувьд амьсгалах боломжийг олгодог бөгөөд ажил хийх, тайвшрах хоёуланд нь таатай орчин бүрдүүлдэг.

Төв хадгалах зориулалтаар байгуулсан файлыг цаашид өргөтгөх нь бидэнд хялбар боловч үр дүнтэй зүйл хэрэгтэй үед маш сайн ажилладаг. Тэдгээрийг хэтгэлээр нь ангилж байгаа нь бүх цааснуудыг холихгүйгээр эрж байгаа зүйлийг хурдан олоход тусалдаг. Хэрэгтэй зүйлийг олох нь энэ аргаар хамаагүй хурдан болдог. Түүнчлэн зүйлсийг эрэмбэлэн байх нь оффисын орон зайг хамааралгүй хог хаягдалаас чөлөөтгөдөг. Хэн нэгэн цаасан докментийг хаана нэгэнд нуран байгааг нь хайж цагийг нь алдсан байхгүй биз? Эрэмбэлэгдсэн систем нь хугацаа хэмнэхээс гадна ажлын орчинд даалгавар хөнгөн болох мэдрэмж төрүүлдэг. Ажилчид ажлын баримт бичигний цаасан цуваан дунд тогтмол шүүлж байх шаардлагагүй болдог.

Өнгөтэй таб-ууд нь анхны үеийн ангиллын тодорхойлолтыг хамгараад үзүүлдэг

Хуудасны файлууд дээр өнгөт табуудыг ашиглах нь бичиг баримтын ангиллыг хараоны хүртлээр тодорхойлох боломжийг олгох бөгөөд тасалгааны ажил хэцүү үед шаардлагатай зүйлийг хурдан олоход тусална. Янз бүрийн цаасны хувьд өнгөнүүдийг оноох нь зарим ажлын орчинд хайлтын цагийг хэмнэж байгааг харуулж байна. Энэ аргыг ашиглан зарим тасалгаанууд нь хайлтын цагийг ойролцоогоор тал болгон хэмнэсэн байна. Мэдээллийг хурдан авах нь хүмүүс хурдан шийдвэр гаргах эсвэл цаг алдалгүйгээр чухал мэдээллүүдийг дамжуулах шаардлагатай орчинд маш их ач холбогдолтой байдаг. Тухайн арга нь судалгааны өмнөх сүүлийн агшин дахь бэлтгэлийн үед шүүхийн хурлын багуудад онцгой таалагддаг.

Энэ визуал хэрэгслийг онцлог болгож буй зүйл бол цаасан, файлуудыг энгийн эрэмбэлэхээс илүү ажил хийдэг явдал юм. Үнэндээ энэ нь хүмүүсийн хамтран ажиллах чадварыг сайжруулдаг, учир нь хэн ч хэрэгтэй зүйлдээ хурдан, тодорхой хандаж чаддаг. Нэгэн цагт ижил баримт бичгүүдийг хэд хэдэн хүн үзэж байгаа сургуулийн анги, үйлдвэрийн орчин гэж төсөөлөөрэй. Тийм орчинд энэ систем маш сайн ажилладаг тул хүмүүс цагаа алдалгүйгээр зүйлсийг эрж хайх шаардлагагүй болдог. Эдгээр тохируулгын самбар нь тусгай хэсгүүдэд тус бүрийнхээ зүйлсийг тусгаарлан ангилж боломж олгодог. Хамгийн чухал нь хэн нэгэн тодорхой зүйлийг хүсвэл тэр зүйлийг хэдэн секундын дотор олоод байгаа нь хавтас, дэд хавтаснуудыг удаан хугацаагаар эрж хайх шаардлагыг арилгадаг.

Гэр бүлийн, ажил төрөл бүрийн өрөөнүүдэд эсвэл сургуулиудад ашигладаг хүчирхэг байдал

Бат бөх материалтай хийгдсэн өргөтгөх файлууд нь гэрийн ширээ, оффисын байр, түүнчлэн сургуулийн анги танхим гэх мэт өөр өөр орчинд сайн ажилладаг. Мэргэжлийн мэдээллээр эрдэмтэдийн дөрөвний гурав нь эвдэрч бутарахгүй файлын шийдлийг бодитоор хайж байгаа нь харагдаж байна. Чанартай өргөтгөх файлууд нь хүмүүс тогтмол нээж, дээр нь бусад зүйлсийг давхар овоолсон ч хялбар эвдэрдэггүй. Эдгээр файлууд урт хугацаанд үлдэх нь компанийн хувьд мөнгө хэмнэхэд тусалдаг тул эвдэрсэн файлуудыг ихээр солих эсвэл аль хэдийн эвдэрсэн зүйлсийг засахад нэмэлт зардал гардаггүй.

Сүүх файлууд энэ өдөр бүх төрлийн бат бөх материал, жишээлбэл, хүнд даацын пластмасс, зузаан картон зэргээс бүтдэг тул энгийн хүний хэрэглээнд сайн тэсч байдаг. Санхүүгийн хэмнэлттэй байж зүйлсийг зохион байгуулахыг хүсч буй компаниудад энэ төрлийн бат бөх чанар нь маш чухал байдаг. Ихэнх бизнесүүд нь 6 сарын дараа хугацаагаа дуусгахгүй, урт хугацаанд ашиглах боломжтой хадгалах шийдлийг хүсдэг. Тасаг бүр эдгээр бат бөх файлыг сонгож байвал чухал баримт бичгүүд нь гэмтэхгүй аюулгүй байдалд байх бөгөөд хэн нэгэн мөнгөн дээр сууж мөнгөн дээр суух бүрт тэдгээрийг солих шаардлагагүй болдог. Цаг хугацааны дагуу хэмнэсэн мөнгө нь сайн хэмжээгээр нэмэгддэг.

Хөдөлгөөнтэй зорилгоор зургаан ажиллах, дуудлага бүхий номдогчдод зориулсан үзүүлэлт

Аялалд их цаг зарцуулдаг эсвэл газар ажиллаж буй хүмүүст зориулсан гар барих дизайнтай өргөтгөх файлууд нь чухал баримт бичигтэй байхад тусалдаг. Аль ч газар байсан ч чухал баримт бичгийг эрхэм зүйл болгон байлгах боломжийг олгодог. Ажилчид нь чөлөөтэй шилжин ажиллах боломжийг олгодог тоног төхөөрөмжийг ашиглах дуртай бөгөөд энэ нь нийт ажилчдын 10-н 8-нд ногддог. Сүүлийн үед оффисын болон гэрийн хагас хагас байгууламжийг эрхэлж буй компаниудын тоо нэмэгдсэнээр эдгээр төрлийн файл хадгалах шийдэл нь илүү үнэ цэнэтэй болсон. Мөн энэ нь технологийн хувьд хоцорсон мэдрэмжгүйгээр цаасан баримт бичгийн хуучин арга барил болон орчин үеийн дижитал системүүдийн хоорондын зайг багасгадаг.

Одообаа илүү их компаниуд холоос ажиллаж байгаа тул баримт бичигтэй явцдаа сайн арга хайх нь маш чухал болсон. Хөнгөн материалын өргөтгөх файлууд болон гар дүүжээр нь сайн тохирох нь энэ асуудлыг сайн шийдэж байна. Энэ нь хүмүүст шаардлагатай зүйлийг олгох нь бүх зүйлийг зохион байгуулж байх боломжийг олгодог. Ажилчид замын явцад эдгээр өргөтгөх файлуудыг ашиглан ажилд ороход тэдгээрийг хурал, харилцагчийн дуудлагын баримт бичигтэй нь явж чаддаг болно. Тогтмол аялдаг борлуулагчидод тэдгээрийн гэрээ болон саналууд байнга хаана байгааг мэдэж байх нь амьдралыг хэр хялбарчилдагийг асууж үзээрэй.

Традиционал файлчдын харьцуулах үнэ цэнэтэй харьцах

Энгийн металл шүүдэнд хадгалахыг хөрвүүлэн өргөтгөх боломжтой файлд шилжүүлэх нь ихэвчлэн үйл ажиллагааны чанарыг алдалгүйгээр мөнгө хэмнэх боломжийг олгодог. Ихэнх хүмүүс эдгээр өргөтгөх боломжтой сонголтууд нь ихэвчлэн уламжлалт цуврамт ган шүүдэнгүүдээс 30-50 хувь хямд байдаг гэж олж мэддэг. Энэ нь санхүүгийн хувьд тогтвортой байдалд хүрээгүй жижиг бизнесүүдэд бодитой нөлөө үзүүлдэг. Хэмнэсэн мөнгө нь зөвхөн хэрэггүй зүйлд биш, өдөр тутмын чухал зүйлсэд, жишээ нь, илүү сайн программ хангамж эсвэл ажилчдын сургалтанд чиглэгддэг. Жижиг бизнесүүд төсөв багатай байх үед үйл ажиллагаагаа явуулахад доллар бүрийг илүү холбогдох байдлаар ашиглах боломжийг онцгой үнэлдэг.

Тэлэх папка нь оффисын байрны их хэсгийг эзэлдэг, анхны үнэ нь их байдаг том нарийн файлын шүүгээнүүдтэй харьцуулахад мөнгөнөөс хэмнэх боломжийг олгодог. Эдгээр нимгэн папка нь ашиглах газраа шилжүүлэх, хадгалах үед маш амар байдаг тул ажлын орчиндоо газар хэмнээдэг. Офисын баримт бичигтэй ажиллахдаа мөнгө их зарцуулахгүйгээр эсвэл орон зайг нь бохирдуулахгүйгээр ажиллахыг хүсэж буй бизнесүүдэд тэлэх папка нь зохистой сонголт юм. Тэдгээрийг бичгийн ширээний доор, хаалганы ард байрлуулах боломжтой бөгөөд тавиур дээр нь хурц хурц хооронд нь байрлуулж болох бөгөөд баримт бичиг нь зохион байгуулагдмал байдалтай, шаардлагатай үедээ хүртэй байдаг.

Документүүдийг өргөх файлуудаар сайжруулах

Цагаар тохиргоо vs. Ангилалтай зөвшөөрөл стратеги

Баримт бичиг сэлгэх нь хронологийн дагуу эсвэл ангиллын дагуу хийхийг шийдэх гэсэн үг юм. Энэ сонголт нь хүмүүс юу хэрэгтэйгээ хурдан олох боломжийг нөлөөлдөг. Хронологийн дагуу файл хөтлөх нь бүх зүйлийг огноогоор нь эрэмбэлдэг тул өнгөрсөн үйл явдлыг дахин шалгах нь утгатай байдаг. Ангиллын систем нь төсөөтэй баримт бичигтэйгээ хамт бүлэглэдэг бөгөөд энэ нь тодорхой сэдэв дээрх бүх материалуудыг нэгд үзэхийг хүсэж буй хүнд тусалдаг. Мэргэжилтнүүд компаний өдөр тутмын ажилд ямар төрлийн баримт бичигтэй ажилладгийг нь сайн судалж, тэдгээрийг ямар хурдтайгаар олон баг хэрэглэдэг болохыг үндэслэн тогтолцоог сонгохыг зөвлөдөг. Зарим бодит амьдрал дахь туршилтуудын дүнгээр энэ асуудлыг зөв шийдвэл үйлдвэрлэлийг ойролцоогоор 40%-иар нэмэгдүүлж болох байна. Одоо үед олон албан тасаг нь гибрид хандлагыг амжилттай ашигладаг. Тэд чухал баримт бичигтэйгээ огнооны дарааллаар хадгалж байгаа бөгөөд мөн тасгийн хооронд үргэлж давтагддаг сэдвүүдэд хавтас үүсгэдэг бөгөөд ажилчид мэдээллийг хурдан олох боломжийг олон аргаар нь олгодог.

Гарын ажилд нэгтгэлтэй хэсгийг ашиглах

Файлуудыг олон хуваагч тасалгаанд хадгалах нь төслийн менежментийн ажилд бодит утга нэмэлт оруулдаг. Багууд баримт бичгүүдийг ангилж, бага ангилалд хувааж болгоныг хэн ч хаана юу оршдогийг мэдэхгүйгээр төвөгтэй болгохгүйгээр хийж чаддаг. Түүнд тохиромжтой байгуулалт нь төсөл хүнд байх тусам бүх зүйл илүү гладкийг ажиллуулахад тусалдаг учир нь хэн ч өөрт хэрэгтэй зүйлийг хаана олохыг мэддэг. Эдгээр системүүд нь төслийг гүйцэтгэхэд зарцуулах хугацааг 15% -иар бууруулдаг бөгөөд үүний дүнд нийтлэг бүтээмжийг дээшлүүлдэг гэсэн судалгаа байдаг. Тухайн ажлын чухал баримт бичгүүдийг хүмүүс хүртэй байх ёстой газар нь хадгалж байвал оролцогчид идэвхтэй оролцох болж түүнээс болж багийн гишүүдийн хооронд харилцаа сайжирч, дараагийн алхмын талаарх ойлголцох алдаа багасдаг.

Хэмжээнд хүрэх: Капасити даатгалын тэмдэглэл

Тэлэлтийн файлын багтаамжийг зохицуулах нь тэдгээрийг хэт ачааллаас хамгаалж, эвдэр хагаралаас сэргийлэхэд маш чухал юм. Тэдгээр файлуудад бодитоор юу агуулагдаж байгааг үнэн зөв шалгах ч мөн чухал юм. Хэн ч хэрэггүй зүйлсээр дүүрэн хадгалалтын системтэй байхыг хүсэхгүй биз. Нэг дор хадгалагдах баримт бичгийн тоог бодитой хязгаарлах нь тэлэлтийн файлын системийн ажиллах хугацааг уртасгахад тусална. Хадгалалтын медиумын физик элэгдлийг сэргийлэхээс гадна ийм аргаар зүйлсийг байршуулах нь чухал мэдээллүүдийг ирээдүйд олохыг хамгийн их хялбар болгодог. Бид бүгд л уншдаггүй хуучин тайлангуудын завсар баримт бичгийг хайж байсан туршлагатай. Зүйлсийг эрхэм дэлгэмэй байлгах нь файлуудыг хайж олох явцад цагийг алдалгүй ажлын үр дүнг сайжруулахад тусална.

Өсөх Файл ба Дижитал Түрээс: Холбоотой Арга

Физик хадгалал нь ямар үед цодны сан хадгалахад оосорloh

Хурдан ажил хийх боломжийг харвал, олон хүмүүс цахим хэрэгслээс илүүтэй бодит файлын санд итгэдэг. Ялангуяа хэн нэгэн баримт бичиг шуурхай хэрэгтэй үед компьютерийн хавтаснуудыг удаан хугацаагаар хайлж байгаа нь их тохиолддог. Түргэн ажиллагаа шаарддаг ажлын газруудад энэ нь байнга тохиолддог. Кабинетаас файл авах нь зарим үед хайлтын мөрөнд түлхүүр үг оруулаад үр дүнг хүлээхээс илүү хурдан байдаг. Мөн хуулиар эсвэл дүрэмтэй холбоотойгоор цаасан баримт бичиг хадгалах шаардлага бүхий олон тохиолдол байдаг. Сургуулиуд оюутны бичиг хадгалж байсаар байгаа, аудитын үед компанийн гэрээний бодит хувилбарыг хадгалж байгаа, засгийн газрын байгууллагууд албан ёсны үйл явцын тулд хэвлэсэн баримт бичиг шаарддаг. Цахим насанд амьдарч байсан ч бодит ертөнцийн шаардлагуудын улмаас бодит файлууд удахгүй арилж чадахгүй юм. Цахим системүүдээр бүрэн оролдож чадахгүйгээр тэдгээрийн хажуугаар оршин тогтноно.

Хэмжээнд нэмэгдэх файлуудыг документ сканирч ашиглах аппликейшнуудтай холбогдох

Хуучин хадгалах файлуудыг орчин үеийн баримт бичгийг сканерлэх апп төхөөрөмжтэй холбосноор цаасан баримтыг зохион байгуулах, дижитал хандалтыг хялбар болгосон ашигтай зүйл гаргаж авдаг. Үүнийг дараах байдлаар бодож болно: компаниуд цаасан баримтуудыг шүүгээнээсээ компьютерийн хавтас руу шилжүүлэх үед юу ч алдахгүйгээр удирдаж чаддаг. Зөв сканерлэх арга нь баримт бичгийг удирдахыг хялбар болгох бөгөөд бүх хүмүүс шаардлагатай мэдээллээ хурдан олох боломжтой нэгдсэн сан бүрдүүлдэг. Цаасан болон дижитал хувилбарыг зэрэг ашиглах чадвартай болгож ажилчдыг сургах нь үйл ажиллагааг илүү зохион явуулахад тусалдаг. Ийм аргыг зөв хэрэгжүүлсэн компаниуд баримт алдах, хэрэгцээтэй зүйлийг хайж цаг алдах байдал багасдаг.

Хямдлагыг буцааж чадах системүүдээр хамгаалах

Чухал баримт бичиг алдах эрсдлийг багасгахын тулд компаниуд физик болон дижитал хоёр хэвээр хуулбарыг хадгалдаг нөөц систем байгуулах шаардлагатай юм. Тоон мэдээлэл нь ч мөн бизнесүүдийн ихэнх нь хоёр төрлийн системтэй бол дата алдахад нэг аргаар л хязгаарлагдсан компаниудаас ойролцоогоор гурван дөрөвний нэгээр хурдан сэргэж байна. Гамшигтай үед төлөвлөхөд цаасан баримт болон дижитал хадгалалтын хамгийн сайн талуудыг нэгтгэх нь ашигтай юм. Энэ холимог арга нь хүлээшгүй бэрхшээлүүд тохиолдсон ч мэдээллийг аюулгүй байдалд хадгалж байна. Түймэр, усны булул, кибер довтолгооны талаар бодоорой — эдгээр нь манай технологийн төхөөрөмжинд анхаарал хандуулдаггүй юм. Чухал мэдээлэлд хандаж болох олон арга зам нь бизнесийн үйл ажиллагааг ямар ч бэрхшээлтэй байсан ч үргэлжлүүлэх боломжийг олгодог.

Түгээмэл асуултууд (FAQ)

Гаргалтын файл юу вэ? Тэд тодорхой файлуудаас ямар харилцаатай вэ?

Гаргалтын файл нь олон хэсэгтэй байдаг учраас документүүдийг дэлгэрэнгүй ангилж болно, тодорхой файлууд нь хамгийн ихдээ хамгийн их ангилалтай байдаг.

Гаргалтын файлуудыг диджитал ажиллагаанд яаж орлуулж болох вэ?

Харах файлуудыг документ сканируулах апп-уудтай, мобайл документийн бүтэцнийг холбож өрөө ба циферийн бүтэцнийг нэгтгэн ажиллуулах боломжтой.

Харах файлууд нь файлчдотой харьцуулахад зардал тасархай вэ?

Тийм, харах файлууд нь эрдэмтэн цагаан суурин файлчуудаас 30-50%-аас их тохиолдолд дуусгаж байгаа учраас тэдгээрийг ашиглах нь документ бүтэцийн хувьд зориулж байгаа.

Харах файлууд нь өрөөнд байгаа салбартай холбоотой уу?

Иймээс тэд централ хадгалалтыг олгодог учраас хэрэглэгчийн ажлын өрөөг зохицуулахад тусламж өгдөг.

Онгойлготой табнууд яаж документ бүтэцийг сайжруулдэг вэ?

Онгойлготой табнууд нь документ категориудыг хурдан таних боломжийг олгодог учраас ажлын үеэрээ шинэчлэлийг хурдан гаргах боломжийг олгодог.