Hvernig geta víðari skrár bætt við stjórnun skjala þína?

Hvernig Víðari Skrár Endurskapa Stjórnun Skjala

Komið innan við skjalaskipan hefur alveg breytt skjalastjórnun, og gert hlutina mun hreinlega í heildinni. Þegar kemur að öllu því skrifum sem renna saman dag hvert af öðru í mörgum skrifstofum, þá verður það mikilvægt að finna góða leið til að halda öllu í lagi. Þessar útvíslanlegu möppur virka vel í mismunandi kerfi sem fólk notar til að flokka hluti, hvort sem einhver hefur gaman af því að hópaflokka skjöl eftir efni eða aðskila þau í samræmi við núverandi verkefni. Það sem gerir þær sérstæðar er hvernig þær er hægt að skrá eftir mismunandi þarfir án þess að þær nái mikið af plássi. Margir starfsfólk finnur sig byggja á þessum snerilegum geymslulausnum vegna þess að þær eru bara logískar þegar reynt er að halda lagi í gegnum óhætt skjalaflæði.

Anatomi víðkvæma skrána: Hluti, efni og útlit

Þar sem þessar skjalaskapir hafa mörg sundurhluti hjálpa þær til að halda skjölum rétt og upp á skot. Hægt er að raða skjölum í mismunandi dálka eftir því um hvaða efni eða verkefni er að ræða, svo að finna þau sem þurfað er að finna verður miklu auðveldara en að grafa í hópi óháðra hluta. Þessir aðskildu dálkar gefa notendum mikla sveigjanleika við skjalastjórnun, svo mikilvæg skjöl eru aðgengileg og fara ekki í mengið. Fyrir mörg stöður eru slíkar skjalaskapir tímasparandi, sérstaklega á áhlaðnum tímum þegar fljótur aðgangur er mikilvægur.

Skjalasafnir með útbreiðslu eruð vel að miklu leyti vegna þess að þeir eru gerðir úr öruggum efnum eins og þungum pappír eða öruggum plöstu. Rétt efni skipta öllu máli þegar kemur að varðveitingu mikilvægra skjala á langan tíma, sérstaklega ef þau verða færð um hreyfingaríkar skrifstofur eða geymd í ekki alveg fullkomnum aðstæðum. Það sem raunverulega gerir þá sérstæða er hins vegar þessir litlu hönnunaratriði sem við förum yfir svolítið – hugtök eins og hörðuð horn og sterkur ásaumur eftir saumunum. Þessi einkenni gefa aukna vernd gegn skemmdum, sem segir til um af hverju svo margir ná enn að skjalasafni með útbreiðslu þegar þeir þurfa eitthvað sem mun standast ár af reglulegri notkun án þess að brotna saman við saumana.

Útvíkunarskjalasafn eru hönnuð þannig að bæði notandi og varanlegur gæði séu í huga. Viðbættur styrkur í jaðrinum og sterkt saumagerð í gegnum allt skjalasafnið aukar raunverulega hversu lengi þau verða að vera í notkun. Aukin styrkur kemur þó ekki í veg fyrir aðgengi. Notendur geta enn náð í skjölin sín án erfiðleika. Þegar litið er á allar þær mismunandi hluta, efni sem notuð eru og heildarlega framleiðslu gæði verður ljóst af hverju útvíkunarskjalasöfn eru svo vinsæl hjá þeim sem þurfa að halda utan um mikilvæg skjöl annað hvort á vinnustað eða heima.

Samsetning útlagsfóða í nútímasta skjalasamskeytingu

Þegar þættur sem stuðla að vaxandi skráakerfi eru bætt við daglega skjalavinnslu í dag, þá gerir það raunverulega mun í því hvernig fyrirtæki meðhöndla sína skjöl. Þessi kerfi minnka hausverði í skrifstofum þar sem björg skjalafleka verður til á hverjum degi. Með betri eftirlitsmöguleika, eru mikilvæg skjöl á réttum stað heldur en að förust á milli skrifborðsdoka eða að liggi undir kaffikopum. Enginn vill eyða tíma á að leita að samningi eða reikningi þegar frestir eru yfir höfuðið. Þessi sparaður á tíma kemur beint til bóta fyrir bæði smábætur og stórfyrirtæki. Sumir fyrirtæki töluna á að hafa minnkað stjórnunarverkefni um næstum 30% eftir að hafa skipt yfir í þessi snjallari skjalakerfi.

Þegar þú sameinir pappírs skjöl með stafrænum tækjum myndast eitthvað á milli hefðbundinnar skjalaskipunar og fullrar stafrænunnar til að stjórna skjölum. Þegar skrifstofur tengja raunveruleg skjöl sín við forrit á snjallsímum til skjalastjórnunar fá starfsmenn haginn af báðum heimilum. Þeir hafa ennþá raunveruleg skjöl til hliðar þegar þau eru þörf en geta einnig náð til stafrænna afrita á fljótan hátt. Þessi blandaða aðferð gerir ráð fyrir því að mikilvæg skjöl verði varðhöfð í skjalaskápum en afrit af þeim lifi á netinu og eru til hliðar hvenær sem er. Smábætur finna þetta sérstaklega gagnlegt við endurgreiningu eða þegar skýrslur eru undirbúðar þar sem allt er skipulegt en samt aðgengilegt án þess að þurfa að græða í kassum.

Að þjá starfsmenn til að nota víðferðar skrár gagnvart innan kröfuframslestrar virkar enn meira á styrkum rafrænra aðgerða. Rétt þjáning yfirvakaður að skjöl séu viðhaldið rögnulega, minnkar aðgangstíma og bætir útreiknum. Þannig geta fjölmenningar vinstra samstarflegt og hagastært, vitandi að stefnuð þeirra fyrir skjalastjórnun er treystileg og sterkt.

Lágskeyting með miðstöðuðu geymslu

Þegar skrár eru víðarplöntar eru allar skrárnar geymdar á sama stað í stað þess að blaðir myndi hlaupa á skrifborðin eða taka yfir skjalaskapana. Þessi einfalda breyting gerir mikla mun á hversu árangursrítt og einbeittir eru fólk í vinnunni sínum í hverjum degi. Rannsóknir sýna að þegar vinnustaðir eru skipulagðir er fólk yfirleitt að klára um 20% meira vinnu. Það er ágætt ef maður hugsar á tímann sem faraður er í að leita í óskipulögðum skjalastokkum. Árangurinn takmarkast ekki við skrifstofur aðeins. Bæði heimaskrifstofur og býstaðir geta fengið mikla árangur af betri skipulagi. Fólk sem klárar að hreinsa upp í eignarplássinu sínu finnur oft að þeir hafa meira pláss til að andast bæði orðalega og orðasemilega og skapa umhverfi þar sem bæði vinnan fer á réttan hátt og hvíld finnst möguleg án þess að truflast af sundurströddum skjölum.

Þær skrár sem eru byggðar fyrir aðraðar geymslu virka í raun ágætlega þegar við þurfum eitthvað einfalt en þó virknilegt. Hvernig þær eru skiptar upp hjálpar til við að flokka allar þær bréf án þess að förust í skóginn. Á þennan hátt verður að finna það sem við þurfum miklu fljótt. Auk þess, að halda hlutunum í lagi þýðir minna rugl í skrifstofunni. Hver hefur ekki missað tíma í leit að því einu skjali sem er ýmist grafið einhvers? Venjulegt kerfi minnkar tíma sem fara til spillis og gerir alla vinnumiljuna að minna ruglaðri. Starfsmenn geta beint sér betur þegar þeir eru ekki alltaf að grafa í hópum af skjölum.

Fjölbæðismerktir flipar fyrir hraðan auðkenningu flokka

Með því að nota litabrautir á útvíkunarskrámum er búin til mjög gagnleg leið til að sjá flokkana á skjölum í gluggann og gera það miklu fljótari að finna það sem þarf þegar stöðin er uppskarin á skrifstofunni. Þar sem ýmsir litir eru úthlutaðir mismunandi gerðum skjóla minnkar leitartímin mikið samkvæmt sumum vinnustaðarannsóknum. Það hefur verið séð að skrifstofur spara næstum helminginn af leitartíma sínum með þennan hátt. Það er mikilvægt að ná í upplýsingar fljótt í umhverfum þar sem fólk þarf að taka fljóta ákvarðanir eða fara yfir mikilvægar upplýsingar án bið. Lögfræðingar meta sérstaklega vel þessa uppsetningu á þeim brasaðu undirbúningsfundum sem fara fyrir dómstólaðkomu.

Það sem gerir þetta sjónræna tól sérstaklega framrænt er að það gerir meira en aðeins flokka blaðsíður og skrár. Það hjálpar raunverulega hópum að vinna betur saman því allir geta fljótt og skýrt náð því sem þeir þurfa. Hugsaðu um kennslustofur eða vinnusvæði þar sem margir geta verið að skoða sömu skjöl á sama tíma. Kerfið virkar ágætlega þar þar sem það geymir hluti vel skipaða svo fólk missir ekki tíma á að leita. Þessar nýttu flipar leyfa mismunandi deildum eða verkefnavinnum hópum að skipta efni sínu í greinilegar kafla. Mikilvægast er að þegar einhver þarf eitthvað ákveðið getur hann venjulega fundið það innan nokkurra sekúnda fremur en að eyða langan tíma á að græða í möppum og undirmöppum.

Stark bygging fyrir heimilis-, vinnu- og skólastofnunartök

Útvíkkandi möppur sem eru gerðar úr öruggum efnum virka vel í ýmsum umhverfum, hvort sem um er að ræða heimilisbúna borð, opinbera skrifstofur eða skólastofu. Gögn úr iðnaðinum sýna að um það bil 7 af 10 starfsmönnum leita í raun mappalausna sem brotna ekki eftir því sem þeim er sláið í kantinn. Góðsk quality útvíkkandi möppur eru ekki auðveldlega brotnar þegar fólk opnar þær stöðugt eða leggur hluti á toppinn. Þar sem þessar möppur eru varanlegari spara fyrirtæki peninga á langan tíma því þau þurfa ekki að skipta út svo oft eða eyða aukapeningum á að laga það sem er þegar skemmt.

Útvíkandi möppur eru í boði í ýmsum erfiðum efnum í dag, frá þyngri plastefnum yfir í þoka karton, svo þær eru duglegar í venjulegu skrifstofuumhverfi. Fyrir fyrirtækjum sem vilja halda hlutum í lagi án þess að eyða miklu fé er slíkur varanleiki mikilvægur. Flestar vinnuræður óska eftir geymslulausnum sem eru lengur en sex mánuði áður en þær brotna. Þegar skrifstofur velja þær sterkari möppur eru mikilvæg gögn inni án þess að verða skemmd og enginn þarf að skipta út þeim hvert sinn sem einhver situr af mistöku á stafla. Þar sem sparað er á fjármunum yfir tíma verður það einnig til skemmtilegrar uppsöfnunar.

Ferileg þættur fyrir fjarskiptaverkefni og ferilegar starfsmenn

Þróandi skráaskapar eru mikilvægir fyrir fólk sem eyðir miklum tíma í ferðir eða vinnu utan vinnustofu vegna þeirra hreyfifæna hönnunar. Þeir halda mikilvægum skjölum skipulögðum hvar sem maður er á einhverjum tímapunkti. Rannsóknir sýna að allt að 8 af 10 starfsmönnum hefur í raun áhuga á búnaði sem gerir þeim kleift að hreyfast frítt og samt sem áður geta framkvæmt verkefni. Þar sem fleiri fyrirtæki hefur tekið upp þessi hálf-opna-hálf-heima vinnuskrá sem nýlega hefur verið sýnd eru slíkar skráasetningar enn gildari. Auk þess að hjálpa til við að yfirlenda á milli eldri pappírshafðra og nútíma tölfrænna kerfa án þess að einhverjir eigiðist aftur teknir tæknilega séð.

Þar sem fleiri fyrirtæki eru að ganga í fjarvinnu síðustu árin, hefur það orðið mjög mikilvægt að finna góða leiðir til að bera skjöl með sér. Vaxandi möppur sem eru gerðar úr léttum efnum og með handtökum sem raunverulega henta í höndina leysa þennan vanda nokkuð vel. Þær veita fólki það sem þeir þurfa án þess að missa stjórn á öllu. Þegar starfsmenn byrja að nota þessar vaxandi möppur sem hluta af venjulegum búnaði sínum fyrir vinnu á ferðum, geta þeir farið frá einum stað til annars án þess að láta eftir sér þau pappír sem þeir þurfa fyrir fundi eða símaþjónustu viðskiptavina. Biðjið bara sölumann sem ferðast stöðugt hversu miklu auðveldara lífið verður þegar þeir vita hvar samningar og tillögur eru á öllum tímapunktum.

Lágmarkaður köstur samanberrað við venjulegar skráarsafn

Þegar farið er yfir í útvíkjanleg skráasafni í staðinn fyrir venjuleg málmakassa er hægt oftast að spara peninga án þess að fækka virkurum. Flestir finna að þessi útvíkjanleg skráasafni eru venjulega á bilinu 30 til 50 prósent ódýrari en hefðbundin stálkassar. Þetta gerir raunverulegan mun fyrir smábætti sem eru ennþá að reyna að halda sér ofan vatns fjárhagslega. Það sem sparað er í peningum er ekki bara smáblaði heldur fer það í hluti sem raunverulega skipta máli dag hvert eins og betri hugbúnaður eða rétt nám fyrir starfsmenn. Smábætti verða sérstaklega þakklát fyrir að geta nýtt hverja krónu lengra þegar rekstur fer fram á stöðluðum fjárbundum takmörkunum.

Útvíkandi möppur eru í rauninni kostnaðsþættur þegar berast saman við þá stóru gamla skjalaskápana sem ná inn tvoja og kostar mikla fjármuni í upphafi. Þessar mjóu snið eru svo fljótlega hægt að færa og geyma þar sem þörf er, sem hjálpar til við að nýta best þann vinnusvæði sem við höfum án þess að eyða fermetrum. Fyrir fyrirtæki sem eru að leita að því að stjórna skjölum án þess að eyða fjármunum eða fylla skrifstofurnar, þá er rétt að nota þessar útvíkandi möppur. Þær passa nákvæmlega undir skjól, fyrir aftan dyra eða hlaðaðar á hillur en þær halda samt skjölunum skipulögðum og aðgengilegum þegar þeirra er mest þörf.

Bestu skjalasorteringu með víðari skráarskrám

Tímalína eða Flokbasðar Skjalagerðaráætlun

Þegar skjöl eru flokkuð á skilvirkan hátt þarf að ákveða hvort það sé eftir tíma eða eftir flokkun. Þetta val hefur mikil áhrif á hraðann sem fólk finnur það sem það þarf. Tímabundin skjalasafnun leggur allt í röð eftir dagsetningu, svo það er logískt þegar farið er til baka yfir gaman atburði. Kerfi sem byggja á flokkun sameina svipuð skjöl, sem er gagnlegt þegar einhver vill yfirfara allan efni á ákveðnum sviði. Fagmenn mæla með því að fyrirtæki skoði vel hvaða tegund skjala þau vinna með dag hvert og hversu oft mismunandi deildir þurfa aðgang fyrir utan að velja ákveðið kerfi. Samkvæmt sumum raunverulegum prófum getur rétt val á kerfi sýnt upp á 40% aukningu í framleiðni. Margar stofnanir ná í raun sérstaklega góðum árangri með blandaða aðferðum í þessu. Þær halda mikilvægum skjölum í dagsetningarröð en búa líka til möppur fyrir endurteknar málefni í gegnum deildir, svo starfsmenn hafi mörg leiðir til að finna upplýsingar fljótt.

Notkun Fleksanlegra Margflokkagerða fyrir Verkefni

Þegar skrám er gefið margar rifrildisdeildir bætist raunveruleg gildi við verkefnastjórnun. Liðið getur flokkast í gegnum skjöl og skipt þeim niður í minni flokka án þess að einhver ruglaðist í hvaða stað hlutir tilheyra. Sér í falli fyrir flókin verkefni, gerir slík skipan allt að vinnslu þar sem allir vita nákvæmlega hvar þeir finna það sem þeir þurfa. Sumar rannsóknir sýna að þess konar kerfi geta lækkað tíma sem fer í endaskil eru um 15%, sem örugglega stuðlar að heildarafköstum. Þegar öll mikilvæg skjal fyrir ákveðið verkefni eru geymd þar sem aðilar geta náð í þau, þá taka þeir þátt í verkefninu meira. Þetta leiðir til betri samskipta innan liðsins og færri misskilningi á því hvað á næst að gerast.

Þvingun á bakvið: Aðgerðir til vöruhaldi

Stjórnun á getu er mikilvæg þegar kemur að því að halda skráakerfi í heild og koma í veg fyrir að það verði ofláðið þar til það berst við skemmdir. Venjulegar athuganir á því hvað er raunverulega inni í skrám eru líka mikilvægar. Enginn vill hafa geymslukerfið sitt fyllt af hlutum sem enginn þarf lengur. Góð venja er að setja raunhæfar takmörk fyrir hversu mörg skjöl eru vistað á sama stað. Þetta hjálpar til við að lengja líftíma skráakerfisins. Auk þess að koma í veg fyrir fyrirheitalega slímun á geymslumediumi, gerir slík skipulagun það mun auðveldara að finna mikilvæga hluti í framtíðinni. Við höfum allir verið þar að leita að því einu skjali sem er dugð undir þúsundum gamallra skýrsla sem enginn les samt. Að halda hlutunum skipulögðum styður betri vinnuvega í gegnum deildir án þess að neinn týni tíma á að leita að týndum skrám.

Viðbótarskrár eða Tölfræðitólur: Hylbridrétting

Þegar Fjörutækni Vinur Yfir Cloud Geymslu

Þegar kemur að því að fá hluti til í gegn fljótt, þá sigrar raunveruleg skjalasafn mörgum fólki fyrir tölfræn tól þegar þau þurfa eitthvað strax. Hugsið um þá augnablik þegar einhver þarf skjal strax en eyðir öldum í að skruna í möppum á tölvunni. Þetta gerist alltaf í bráðabrum skrifstofum þar sem hver mínúta telst. Að taka skjal úr skjalaskáp er einfaldlega hraðara einhvern tímann en að slá lykilorð inn í leitarspjaldið og bíða eftir niðurstöðum. Auk þess eru margar aðstæður þar sem lög eða reglur krefjast raunverulegra blaðsíðna. Skólar geyma enn raunverulegar afrit af nemendaskrám, fyrirtæki halda utan um fyrirheit í skjalasafni fyrir endurskoðun og stjórnendur krefjast prentaðra skjala fyrir opinberar aðgerðir. Jafnvel þótt við lifum í stafrænu aldirnum, þýðir þetta að raunveruleg skjalasafn munu ekki hverfa fyrr en oft er og munu lifa hlið við hlið við kerfin okkar heldur en að verða fullkomlega henni skipt út.

Samstillingu Víðra Skráa með Skjalaleitarskráningarforritum

Þegar við tengjum þessar gamla skjalasafnaskráarkerfi við nýjungar í skjöpunartækjum fáum við eitthvað mjög gagnlegt sem sameinar gömlu góðu skjalastjórnun með auðvelda stafræna aðgang. Hugsaðu um þetta svona: fyrirtæki geta fært skjöl frá hillunum sínum yfir í möppur á tölvunni án þess að missa eftir neinu mikilvægu. Góð skjöpunarvenjur gera allskonar skjalastjórnun mun auðveldari og búa til eitt samvisst geymslustað þar sem allir geta fljótt fundið það sem þeir þurfa. Þegar starfsmenn eru þjálfaðir í því hvernig á að vinna með bæði prentaðar og stafrænar útgáfur skjala, þá virkar allur skrifstofuastjórnunin raunverulega betur á daginn. Fyrirtæki sem gera þetta rétt sjá á að minna skjöl fara týnd og eyða minna tíma á að leita í skúffum þegar þeir þurfa eitthvað sem snýr á mikið.

Tryggja gegn villum með tvímyndaðum kerfum

Til að draga úr áhættunni um að verða að missa mikilvæg skjöl, þurfa fyrirtæki virkilega að setja upp endurtekningarkerfi sem geyma afrit bæði í raunverulegu og stafrænu formi. Tölurnar eru í lagi marg föt sem hafa bæði tegundir af kerfum ná sér við týni á gögnum um þrjá fjórðuðu hraðar en þau sem sitja í gegnum aðeins einn aðferð. Þegar verið er að búa til áætlanir fyrir neyðarafstæður, er gott í stað þess að sameina bestu hluti skjalanna á blaði við stafræn geymslulaga möguleika. Þessi blandaða nálgun verndar gögnin örugga jafnvel þegar óvæntar vandamál koma upp. Hugsaðu um elda, flodbægri eða alvarlegar árásir í tölvukerfum - þessi hlutir hafa enga áhyggju af tæknilegum uppsetningum okkar. Með mörgum leiðum til að nálgast lagaupplýsingar þýðir þetta að rekstrur fyrirtækjanna geti haldið áfram jafnvel miðað við hvað sem fer vitaskuld.

Algengar spurningar (FAQ)

Hvað eru vextilög og hvernig munast þau frá venjulegum skjölum?

Vextilög eru útbúin með margar hluta, sem leyfir nákvæmri flokkingu skjala, á móti venjulegum skjölum sem bjóða á minni rafræn skipulagningu.

Hvernig er hægt að sameina vextilög við rafræn vinnslu?

Vext skjöl geta verið samstillt með forritum fyrir sköfalaga og viðskiptavörum á smávélum fyrir hylldarferð sem sameinar fysískar og tölvulegar skjalasafnaraker.

Eru vext skjöl kostnadlegri en skráarskrúður?

Já, vext skjöl eru á almennan hátt 30-50% lækjust köstig en venjulegar járnskráarskrúður, gerandi þá val í málfélagi fyrir skjalastjórn.

Hjálpar vext skjöl að minnka órað í ráðhús?

Alveg, þau bjóða samþætta geymslu sem minnkar yfirborðs- og skráarskrúðarárás, bætir raða í vinnumatarstjórnun.

Hvernig bæta litmerktar flipar skjalastjórnun?

Litmerktar flipar leyfa sniðgreiningu á skjalakategoríum, hraða upphafs tíma og bæta hámarksefni í fullt starfsverk.