Af hverju verður valið víðari skrá í stað venjulegri mappa?

Lýsing á íslensku 4

Lýsing á íslensku 5

Möguleiki á að víkka skráamöppur virka annars konar en venjulegar þar sem þær hafa sérstæða eiginleika sem gera það mun auðveldara að setja blaða inn og taka þau út. Flestir vita hversu ástreitt það getur verið þegar reynt er að kleyfa of margar blaðir í venjulegar möppur þar til þær byrja að rjúast á saumum. En þessar víkuðu útgáfur geta haft um 200 blaðsíður án þess að það veldi nokkrum vandræðum. Leikninn liggur í hönnuninni - þessar möppur streiga víðar þegar fleiri skjöl eru sett inn en þó halda öllu lagi og stjórn á því. Venjulegar möppur fá oft óþarfa útlit þegar þær eru fullar, en víkuðar skráamöppur eru fagraðar út áhyggjalausar jafnvel þegar þær eru þéttar. Reikskuldarar, lögfræðingar og aðrir sérfræðingar sem vinna með mikla skjalasöfnun finna þetta mjög gagnlegt, þar sem þeir þurfa mikið af geymslurými en samt vilja geta flutt mikilvæg skjöl milli funda án þess að það veldi vandræðum.

Rýmisvandi Hönnun vs Hefðbundin Mapputyngd

Útvíkandi möppur eru ganske snjallar þegar það kemur að að spara pláss í skrifstofum. Þessar möppur nema um það bil sama breidd og venjulegar möppur en geta innihaldið miklu meira inni, sem er mjög mikilvægt fyrir fyrirtæki sem eru að reyna að nýta takmarkað skrifstofuplás best. Venjulegar möppur blástast upp þegar þær eru fylltar og taka þar af leiðandi upp meira pláss en allir vildu hafa. Útvíkandi möppur leysa þetta vandamál með því að hagnast innan úr sér en þær eru samt alltaf fallegar og þéttar. Á sumum rannsóknum hefur komið í ljós að skrifstofur ná um það bil 40% meira nýtilegu plássi þegar yfirgefið er notað hefur verið venjulegar möppur og farið yfir á þessar útvíkanlegu möppur. Slík spara á plássi getur haft mikla áhrif. Ennfremur hjálpa þessar möppur til við að halda vinnusvæðum skipulögðum og minna ruglaðum, sem þýðir að starfsmenn eyða minna tíma í að leita að skjölum og fleiri tíma í að vinna í alvöru.

Betra vernd á skjölum samanborið við einfaldar möppur

Styrktir hliðar sem koma í veg fyrir bogningu og brúnaskemmdir

Þegar kemur að skjalasafni eru hliðarnir í þessum öflugu skjalaskapanna virkilega betri í verndun skjala en venjulegar möppur eru að geta gert. Venjulegar möppur leyfa oft því að blaðin renna saman við hliðarnar eða verða skemmd af því að blsæ í þær dag hvert. Skjöl geymd í þessum sterkari skjölum halda sér flöt og óbreytt lengur, svo starfsmenn í skrifstofum þurfa ekki að versna við að leita að skornu blaðahorni eða rifið blað þegar þau þurfa eitthvað sem snýr á. Sumar rannsóknir staðfesta þetta líka, þar sem um það bil helmingi minni skemmdir á blaðahornum komu upp í þessum sterkari skjölum í samanburði við venjulega. Fyrir lögfræðingafyrirtæki, bókhaldsfyrirtæki eða einhverja starfsemi sem fjallar um mikla skjalasöfnun á dag sé annað, gerir þessi gerð af varanleika mikla mun. Engin skorn horn lengur vegna þess að stöðugt opna og loka þeim veiklega möppum sem við höfum allir verið fyrir áður.

Vatnsheldar materials vs. Veikanlegt hefðbundin mappa

Það eru allt meira skrár sem komið er með vatnsheldum efnum í þessu dögum sem gefur þeim raunverulega vernd gegn því að renna af kaffi sem hefðbundnar möppur bara ekki taka þægilega á móti. Hvernig þær eru gerðar þýðir að þessar skrár virka mjög vel á svæðum þar sem hægt er að finna smá raki og geyma mikilvægar skjöl örugga og óbreytt frá því að fara í spilli. Rannsóknir sýna að þegar innihald hefðbundinna möppa verður rakað er oft fyrir óhjákvæmilegum skaða en hlutir sem geymast í vatnsheldum möppum eru þirrir og notanlegir. Það sem þetta helst þýðir er að skjöl eru lengra í lífi og minna peningur er notaður á að skipta út hlutum eða reyna að laga skjöl sem hafa verið skemmd af vatni.

Stillaðan hluta ker fyrir sveigjanlega skipulag

Hannaðan merkja ker fyrir margflokkunar flokkun

Útvíkjanleg skráaskipun veitir raunverulegar kosti við að skipuleggja hluti á svolítið öflugan hátt, þakka þeim hægt er að sérsníða flipana svo menn geti fljótt yfirfarið skjöl. Fliparnir eru sérstaklega gagnlegir í stærri verkefnum með mörg þætti í gangi. Notendur geta flokkað hluti eftir flokkum, dagsetningum eða jafnvel eftir ákveðnum verkefnum, sem gerir það að miklu leyti einfalt að finna það sem þeir þurfa. Nokkrar rannsóknir sýna að fólk sem flokkar skjöl sín á þennan hátt sparaði næstum helminginn af tímanum sem var fyrir áður eytt að leita að hlutum. Ekki er erfitt að skilja af hverju skrifstofur eru svo ástfangnar af þessu, en líka heimilisnotendur finna gildi í því. Þegar einhver þarf eitthvað fljótt hvort sem um er að ræða skjöl varðveitt um skatt úr fyrra ári eða plan á nýjum haga er allt í lagi að hafa skilgreindan flokk fyrir hverja grein heldur en að grafa í hópum af hlutum á skrifborðinu.

Útvíkjanlegir vasar fyrir mismunandi stærðir skjala

Skjalaskapar með útstreymingu eru búin til með þessum hentugum gluggum sem leysa raunverulega vandamálið með að geyma skjöl í mismunandi stærðum, sem venjulegar möppur einfaldlega ekki geta haft um. Flottasta hluturinn er hvernig þessir gluggar streymast raunverulega til að passa hvaða hlut sem er inní þá, sem gerir það miklu auðveldara að halda utanum öll skjalastærðir án þess að rúm vanti. Við höfum séð fjölda afritæki yfirgefa slíka skjalaskapa og taka eftir miklu betri skipulagi í öllu. Taktu til dæmis lögfræðingafyrirtæki - þau vinna með þessi stóru laga skjöl allan daginn en þurfa líka að geyma smá millifána einhversstaðar. Með útstreymtum skjalaskapum er allt haldið hreint og öruggt, óháð stærð. Það er nokkuð frábært hvernig slíkt einfalt hönnunarbreyting gerir svo mikla mun í daglegri starfsemi.

Kostnaðsþáttur í gegnum minni háðni af möppum

Afgreiddur keypt á margum möppum með einni lausn

Þegar skrár sem innihalda fleiri skjöl eru notaðar þarf ekki að kaupa jafnmargar möppur og áður, sem á endanum spara peninga. Þegar fyrirtæki skipta yfir á að nota aðeins eina gæða skrá með mörgum áföngum í stað þess að nota margar smærri skrár, þá fá þau betur skipulagðar skjöl og eyða minna fé á geymslu. Samkvæmt upplýsingum frá sumum heimildum eyða skrifstofur yfirleitt um 20% af fjármunum sínum á allskonar geymslu á skjölum. Svo hugsaðu hvað gæti gerst ef fyrirtæki yfirleitt investeruðu í þessar skrár sem eru mjög gott gert og geta tekið á móti mörgum skjölum? Þá gætu þau minnkað útgjöldin verulega án þess að fá slæmra skipulag. Besta hluturinn er sá að þessar skrár eru í raun duglegar fyrir flest dagsvenjuleg skrifstofuverkefni og kosta miklu minna en að kaupa mikinn fjölda af möppum nokkrum mánuðum fresti.

Langtímaþolburður vs hagkvæmi einnota möppa

Þegar breytt er frá einnota möppum yfir í varanlegar útvíkkandi möppur er hægt að spara peninga á langan tíma og jafnframt minnka ruslmagn. Venjulegar möppur eru bara ekki varanlegar þegar þær er notaðar á dag frekar en annan í vinnunni. Það þýðir að þær þarf stöðugt að skipta út. Samkvæmt skýrslum frá sumum fyrirtækjum er hægt að minnka kostnað um alls staðar um 30% á ári ef notuð eru þessar sterkari útvíkkandi möppur. Sannleikinn er sá að margir kostnir eru óþarfarlegir á ódýrum möppum sem brotna eftir nokkra mánaða notkun. Að investera í gæðamöppur er réttlætanlegt bæði fjárhagslega og umhverfislega. Þ k þar sem skjöl eru haldið á réttum stað og verndað þarf enginn aðhyggjast þess að misst sé á mikilvægum skjölum né þarf stöðugt að kaupa nýjar möppur til að skipta út fyrri ruslunum.

Útvíkunarmappur vs Venjulegar Mappur: Bein Samanburður

Samtöpun samanburður: 50 blaðsíður vs 200+ blaðsíður

Þegar þetta kemur að geymslugetu eru skjalasafn sem hægt er að víkka upp áberandi betri en venjulegar möppur. Flest þeirra geta tekið 200 blaðsíður eða fleiri, en venjulegar möppur ná yfirleitt ekki yfir 50 blaðsíður áður en þær eru of fullar. Þessi munur er mikilvægur í starfsemi skrifstofa sem vinna með mikla fjölda skjala á hverjum degi. Við lögðum mat á það sem fyrirtæki nota í raun og fundum að fyrirtæki í ýmsum iðnaðargreinum nýta sér skjalasafn sem hægt er að víkka upp, vegna þess að þau virka betur fyrir all þá skjöl. Fólk vill ekki stöðugt hætta við vinnuna til að skipta um möppur eða fara niður og kaupa meira fyrði. Gott skipulag þýðir að geta náð í það sem þurft er fljótt án þess að stöðugt þurfa að vinnast við vandamál tengd skipulagi möppa.

Áverkan viðnám í ferðalagsnotkunarsköpum

Þegar þurft er að hreyfa sig mikið, þá virka útvíkandi möppur oft betur en venjulegar þar sem þær eru sterkari og þolnari gegn skemmdum, sem varðar bréf öruggt á ferðum milli staða. Venjulegar möppur dugir ekki í þessum tilfellum því þær eru oft skemmdar eða brotnar eftir að þær hafa verið kastaðar í töskur eða fengnar hrópandi á ferðum. Samkvæmt sumum iðnaðarannáttum, þá sjá fyrirtæki sem yfirgefa venjulegar möppur og nota útvíkandi möppur fyrir kynningar á ferðum um það bil helming minni fjölda skemmdra skjala en áður. Slíkt verndun er mikilvæg þegar kynnt er samningar, tillögur eða önnur mikilvæg efni þar sem fyrsta ágæði telur. Enginn vill taka fram rökkt síður á mikilvægum fundi við viðskiptavin.

Skipulagsþættir í verkefnastjórnun

Að vinna með möppur hefur mikil áhrif á hvernig fyrirtæki takast við verkefni, þar sem þær koma með mikla innri pláss og þær hentugar vörður sem leyfa fólki að flokka hluti á réttan hátt. Þegar skjöl eru auðveldari að finna, þá færast verkefni oft fljóttari fram. Rannsóknir sýna að liðum sem yfirgefa venjulegar pappírmöppur og nota þessar stækkandi geymslulausnir klárast verkefni þeirra um 20% fljótrar en hópar sem eru áfram með hefðbundnar pappírmöppur. Lykillinn að af hverju möppur eru svo gott val er að mestu þær bjólga hönnun sem einfaldlega virkar betur í daglegt notagagn. Liðir eyða minna tíma í að græða í gegnum skjalasafn og fleiri tíma í að gera það sem raunverulega skiptir máli fyrir verkefnin.

Spurningar

Hvað er útvíkandi mappa?

Útvíkandi mappa er tegund mappa sem notar sérstæðar tækni til að breytast og bera fleiri blaðsíður, sem gerir kleift að geyma og ná í skjöl á óaðbrugðinn hátt.

Hvernig spara útvíkandi möppur pláss?

Útvíkandi möppur bjóða betri geymslu en halda því ókeypis og lítinn sniðmátt, svo að hámarka yfirborðsnotkun á vinnustaðnum er hægt í samanburði við hefðbundnar möppur.

Getu útvíkandi möppur verndað skjöl gegn vatnsskemmdum?

Já, margar útvíkandi möppur eru gerðar úr vatnsfrádrægum efnum, sem veita grundvallarvernd gegn raka og spilltum.

Hvernig geta útvíkandi möppur hjálpað við skipulag skjala?

Útvíkandi möppur eru búnar við sérsniðnum merkjalínur og útvíkanlegum gluggum til að hafa mismunandi stærðir og tegundir skjala, svo skipulagið verði skilvirkt.

Eru útvíkandi möppur kostnaðsþáttur?

Útvíkandi möppur minnka þörfina á ýmsum möppum og eru varanlegar, svo að fyrirtækjum geldata kostnaður og umhverfisverslun minnast.