EN
Чухал баримт бичиг бичиглэлүүдийг урт хугацаагаар хадгалж, хангах нь бизнес, боловсролын байгууллагууд болон хувь хүмүүст чухал асуудал юм. Хадгалалтын шийдлийн сонголт нь чухал баримтуудын нас барах хугацаа болон хандах боломжид шууд нөлөөлдөг тул янз бүрийн сонголтуудыг анхааралтай үнэлэх нь маш чухал юм. Олон тооны хадгалалтын аргуудаас цэвэр файлууд нь прозрачность, хямд үнэ, ашиглахад хялбар байдлаараа онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор онцлогтойгоор
Эдгээр тунгалаг хадгалах шийдлүүд нь баримт бичиг хугацааны дараа хадгалахад хангалттай хамгаалалт үзүүлэх эсэх гэсэн асуулт нь материалын бүрэлдэхүүн, орчны хүчин зүйлс болон тодорхой хадгалалтын шаардлагуудыг анхааралтай судлахыг шаарддаг. Тунгалаг файлуудын боломж болон хязгаарлалтуудыг ойлгох нь байгууллагуудад баримт бичгийн удирдлагын стратегийн талаар мэдээлэлтэй шийдвэр гаргахад тусална. Энэхүү нэгэн дорох шинжилгээ нь тодорхой хадгалалтын шаардлагуудыг илүү сайн хангаж чадах орлох шийдлүүдийг авч үзэхийн зэрэгцээ урт хугацааны хадгалалтад тунгалаг файлуудын тохирохуйцыг судална.
Материалын бүрэлдэхүүн ба их хугацаанд тэсвэртэй байдал
Полипропиленээр хийсэн бүтцийн давуу тал
Ихэнх өндөр чанартай тунгалаг файлууд нь баримт бичиг хадгалах хэрэгсэл болон ашиглахад хэд хэдэн давуу талыг санал болгодог полипропилен материалыг үндсэн бүрэлдэхүүн хэсэг болгон ашигладаг. Полипропилен нь түгээмэл ажлын орчин, гараар зөөвөрлөх нөхцөлд өртөх үед задрахаас хамгаалдаг тул шимэгдэлтийн эсэргүүцэл маш сайн байдаг. Энэ материал нь өргөн температурын хязгаарт бүтцийн бүрэн байдлыг хадгалж, хэт хугалдамтгай болохгүй, мөн илүүтэй уян хатан болохгүйгээр хадгалалтын олон төрлийн нөхцөлд тохиромжтой байдаг.
Полипропилен материалын урвалд орохгүй байдал нь тунгалаг файлд хадгалагдаж буй баримт бичигт цагаар дамжуулан будагны өнгө өөрчлөгдөх, толбо үүсэх эсвэл задрах зэрэг химийн урвалын үйлчлэлээс хамгаална. Энэ чанар нь зургууд, гэрчилгээ, бусад харааны чанарыг хадгалах шаардлагатай баримт бичиг хадгалахад ялангуяа чухал ач холбогдолтой. Мөн полипропилен нь чийгийг шимжихгүй тул цаасан материалд түгээмэл тохиолддог чийгшлээс хамгаалах саад болдог.
Нээлттэй байдал ба Хандах боломжийн онцлог
Тунгалаг файлуудын нээлттэй байдал нь хамгаалах хавтаснаас авах шаардлагагүйгээр шууд баримтыг таних боломжийг олгох бөгөөд энэ нь баримт бичигт хандах давтамжийг бууруулж, холбогдох элэгдлийг багасгадаг. Энэ харагдах давуу тал нь цахим архивын системийг хялбаршуулж, ялангуяа ачаалал ихтэй офисын орчинд ажлын урсгалыг сайжруулдаг. Өндөр чанартай полипропилений тунгалаг чанар хугацааны турш тогтвортой хэвээр үлдэх бөгөөд хадгалах шийдэл нас барсны дараа ч баримтын харагдац муудахгүй гэдийг баталгаажуулдаг.
Мэргэжлийн түвшний тунгалаг файлууд нь тохиромжтой ариун цэвэр, хадгалах нөхцөл байдлыг хангасан тохиолдолд жил эцэслэсэн ч гэсэн тунгалаг чанараа хадгалж чаддаг. Материал нь доод зэргийн пластиктай харьцуулахад гардаг шарлах, цайварсах зэрэг өөрчлөлтөөс тэсвэртэй байдаг тул баримт бичиг хадгалах хугацаанд хэзээ ч хялбархан уншигдах боломжийг хангана. Энэ тогтвортой тунгалаг чанар нь визуаль байрлалын аргад үндэслэсэн архивын системийн нийтлэг үр дүнтэй байдлыг дэмждэг.
Орчныг хамгаалах чадвар
Чийг ба чийглэгийн эсрэг тэсвэрт чанар
Тод файлууд нь ургамлын гэмтэлээс хамгаалах боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь удаан хугацаагаар хадгалах үед баримтын бүрэн бүтэн байдлыг хамгийн түгээмэл аюул болгодог. Зөв баригдсан ил тод файлуудын хатуу хязгаар нь усан усыг хаалттай баримт бичигт хүрэхээс сэргийлэх саад үүсгэдэг. Энэ нь их хэмжээний намгартай бүс нутагт эсвэл уур амьсгалыг хянах системгүй газруудад үнэ цэнэтэй байдаг.
Полипропилен нь усны эсрэг шинж чанартай тул гадаад гадаргыг дотроо орсон усыг материалын бүтцэд нэвтрэх бус, угааж явдаг. Энэ шинж чанар нь хадгалах хаалганы дотор конденсаци үүсэхээс сэргийлж, хашаа өсөх, цаасангийн доройтохыг дэмжих нөхцөл байдлыг арилгадаг. Ном хадгалахын мэргэжилтнүүд энэ нь удаан хугацаагаар хадгалахын тулд маш чухал ач холбогдолтой гэдгийг хүлээн зөвшөөрдөг.
Угаалгын болон цацрагийн эсрэг хамгаалалт
Гэрчилгээг үр дүнтэй хадгалахын тулд агаар дахь бохирдол, цаг хугацааны явцад хуримтлагдаж, хатуурах, өнгөтэй болох, химийн реакцид хүргэхээс хамгаалах хэрэгтэй. Нүүр хуудасны гадаргуу дээр ургамал, саарал болон бусад саарал зүйлсийг хадгалахгүй байхын тулд ил тод хуудас бүрдэнэ. Энэ хамгаалалт нь үйлдвэрлэлийн орчинд эсвэл агаарын бохирдол ихтэй газарт илүү их байдаг хөл хөдөлгөөнтэй газарт онцгой ач холбогдолтой болдог.
Сайн чанартай ил тод файлуудын нягт гадаргуу нь цэвэрлэх, засвар үйлчилгээг хялбар болгодог бөгөөд хэрэглэгчид хадгалагдсан баримт бичгийг нөлөөлөхгүйгээр хуримтлагдсан утааг арилгах боломжийг олгодог. Гадаад гадаргуудыг тогтмол цэвэрлэх нь хамгийн сайн харааг хадгалахын зэрэгцээ, хяналтын үеэр бохирдол баримтын гадаргуудад шилжэхгүй байхыг хангадаг. Энэхүү засварын чадвар нь хадгалах шийдэл болон хамгаалагдсан баримт бичгийн үр дүнтэй амьдралыг урт болгодог.
Урт хугацаагаар хадгалахын хязгаарлалтууд
Увс гэрэлд өртөхөөс болгоомжтой
Ультра улаан туяаны гэрэлд удаан хугацаагаар өртөх нь баримт бичгийг удаан хугацаагаар хадгалах стандарт цэвэр файлуудын үндсэн хязгаарлалтын нэг юм. Увс цацрагийн улмаас хадгалах хуудас болон хавсралтсан баримт бичгийн өнгө нь хуурайч, өнгө нь өөрчлөгдөж, материал нь угаасаа доройтох юм. Том цонхтой эсвэл флуоресцентын гэрэл бүхий байгууламж нь гэрэл угаах үйл явцыг хурдасгах, ялангуяа шууд гэрлийн халдлагатай газар хадгалагдаж буй баримт бичгийг нөлөөлж болно.
Зарим үйлдвэрлэгчид УФ-д тэсвэртэй цэвэр файл , стандарт хувилбар нь гэрлийн хор уршгаас хамгаалах боломжийг хязгаарлагдмал болгодог. Гэрэл тод байдлыг зохистой байлгаж, хадгалах газрыг нь сонгож, гэрэл гэгээрсэн файлуудыг хадгалахыг зөвлөж, УФ-ын гэрэл утааг багасгахын тулд үүнийг хийх хэрэгтэй. Эдгээр хязгаарлагыг ойлгох нь байгууллагуудад урт хугацааны хадгалах хугацаа шаарддаг мэдрэмтэдэмжит баримт бичгийн хамгаалалтын нэмэлт арга хэмжээг хэрэгжүүлэхэд тусалдаг.
Дулааны өөрчлөлтийн нөлөө
Дулаан температурын их өөрчлөлт нь ил тод файлуудын хэмжээний тогтвортой байдалд нөлөөлж, хатуужилт, даралтын улмаас хавсаргасан баримт бичгийг гэмтүүлэх боломжтой өргөтгөөл, ургалтыг үүсгэж болно. Өндөр температурны нөхцөл нь полипропилен нь илүү сайн хамгаалахын тулд хэтэрхий нягт эсвэл хэтэрхий зөөлөн болж, уян хатан байдлыг өөрчлөх боломжтой. Эдгээр үр дагавар нь уур амьсгалыг хянах системгүй агуулах орчинд илүү их харагддаг.
Пластмаст материалын дулаан өргөтгөлийн шинж чанар нь температурын эргэлтэд өртөх газарт хадгалагдаж буй ил тод файлууд цаг хугацааны явцад дарамтын цэг эсвэл хэлбэлзэл үүсэх боломжтой гэсэн үг юм. Энэ физик ургамал нь хамгаалах цогцолборыг эвдэж, хадгалах бодисын үр дүнг багасгах боломжтой. Байгаль орчны зохих хяналт, хадгалах байршилыг сонгох нь урт хугацааны хэрэглээний хувьд температурын эрсдлийг бууруулахад тусалдаг.
Албар хуримтлалын шийдэлтэй харьцуулахад
Архивын чанартай хавсралт, хайрцаг
Асуугүй материалаар үйлдвэрлэсэн архивын хадгалах шийдэл нь үнэт баримтуудыг, ялангуяа хэдэн арван жил эсвэл хэдэн зуун жил хадгалах шаардлагатай баримтуудыг урт хугацааны хамгаалалтад авдаг. Эдгээр тусгайлан үйлдвэрлэсэн хадгалах бүтээгдэхүүн нь химийн тогтвортой байдал, баримт бичгийн эвдрэлээс сэргийлэх реактив бус шинж чанарыг хангахын тулд нарийн шалгалтад өртдөг. Архивын шийдэл нь ихэвчлэн цэвэр файлуудаас илүү үнэтэй боловч тэдгээр нь нөхөж чадахгүй баримтуудыг илүү хамгаалах боломжийг олгодог.
Архивын хавтангийн ил тод бус шинж чанар нь гэрлийн халдвараас бүрэн хамгаалах боломжийг олгодог бөгөөд ил тод хадгалах шийдэлд нөлөөлөх УФ-тай холбоотой доройтолт эрсдлийг арилгадаг. Үүнээс гадна архивын чанартай материалууд солих шаардлагагүйгээр урт хугацаагаар хамгаалах шинж чанарыг нь хадгалдаг бөгөөд энэ нь тэднийг урт хугацааны хадгаламжлах хэрэгцээнд зардал ашигтай болгодог. Байгууллагууд эхний хөрөнгө оруулалтын хэмжээг нэмэгдүүлж, эдгээр тусгай шийдлүүдээр олгодог илүү өндөр хамгаалалтыг үнэлэх ёстой.
Цахим шилжилт болон гибрид систем
Цахим баримт бичгийг шилжүүлэх нь цаасан баримт бичгийн хувьд олон төрлийн физик хадгалах бэрхшээлийг арилгадаг урт хугацааны хадгалах аргачлалыг санал болгодог. Документыг өндөр нарийвчлалтай дижитал форматт сканжуулах нь хязгааргүй давтамжлах боломжийг олгож, физик доройтолттой холбоотой эрсдлийг арилгадаг. Гэхдээ цахим хадгалах нь урт хугацааны хүртээмжийг хангахын тулд технологийн менежментийг үргэлжлүүлэн удирдах, формат шилжилтийг шаарддаг.
Анх бичиг баримтын физик хадгалалт, дижитал хуулбартай хослуулсан гибрид хадгалах систем нь янз бүрийн алдагдлын нөхцөлд цогц хамгаалалттай. Тодорхой файлууд нь анхны баримт бичгийг хамгаалахын тулд эдгээр хибрид системд үүрэг гүйцэтгэж болох бол дижитал хувилбар нь дагууллагын хэрэгцээг хангаж чадна. Энэ арга нь анхны материалын хууль ёсны болон түүхэн үнэ цэнийг хадгалахын зэрэгцээ физик баримт бичгийг ашиглах боломжийг багасгаж өгдөг.
Тодорхой файлын үр ашгийг нэмэгдүүлэх хамгийн сайн арга
Хадгалах орчны зөв сонголтыг хийх
Зөв хадгалах газрыг сонгох нь баримт бичгийг хадгалахын тулд ил тод файлуудын урт хугацааны үр дүнг чухал нөлөөтэй. Уур амьсгалын хяналттай орчин, тогтвортой температур, намгарлал нь агуулах шийдэл болон хавсран үлдсэн баримтуудад хамгийн тохиромжтой нөхцөл байдлыг бүрдүүлдэг. Ногоон гэрэл, хэт халуун, өндөр намгартай газруудыг зайлсхийх нь ил тод файлуудын хамгаалалтын чадварыг нэмэгдүүлэхэд тусална.
Мөн хадгалах газар нь цаашид баримтын бүрэн бүтэн байдлыг хөнөөлтэй болгож болох химийн бодис, цэвэрлэгээний бүтээгдэхүүн, бусад бодисыг хамгийн багагаар хадгалах ёстой. Зөв цэнгээлт нь хортой исэл хуримтлагдахаас сэргийлж, мөн адил баримтыг удаан хадгалах боломжтой агаарын чанарыг хадгалах боломжтой. Байгаль орчны нөхцөл байдлыг тогтмол хянах нь хадгалах параметрүүд нь урт хугацаагаар хүлээн зөвшөөрөгдөхүйц хүрээнд байхыг баталгаажуулдаг.
Тохиромжтой шалгalt, хэрэглээний протокол
Системийн хяналтын хуваарийг хэрэгжүүлэх нь баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдлыг нөлөөлөхийн өмнө боломжит асуудлыг эрт илрүүлэх боломжийг олгодог. Тодорхой баримт бичгийг тогтмол шалгаж, эдэлбэр, эвдэрсэн, эвдэрсэн шинж тэмдэг илрүүлэхээс өмнө цаг тухайд нь солих боломжтой. Хяналтын үр дүнгийн баримт бичгийг хадгалах арга зүй, солих хуваарийг сайжруулахын тулд үнэтэй мэдээлэл өгдөг.
Сэргээх протокол нь хадгалах бодисыг эсвэл хавсралтсан баримт бичгийг гэмтүүлэхгүйгээр хуримтлагдсан хог, бохирдолнуудыг арилгах эмнэлгийн цэвэрлэх журмыг багтаасан байх ёстой. Зөв цэвэрлэх материал, арга барилыг ашиглах нь засварын үйл ажиллагаа нь баримт бичгийн хамгаалалтыг эвдэх бус сайжруулахыг баталгаажуулдаг. Хөдөлмөрийн хэсгийнхнийг зохих зохицуулалт, засвар үйлчилгээний журмын талаар сургах нь хадгалах хугацаанд тогтвортой анхаарал хандуулахыг дэмжих болно.
Аль нэг хэрэглээний зардлын дүн шинжилгээ
Богино хугацааны болон дунд хугацааны хадгалах хэрэглээ
Хэдэн сар, хэдэн жилийн хадгалах хугацааны хувьд ил тод файлууд нь хамгаалалтын болон зардал үр ашигтай байдлын сайн тэнцвэрт байдлыг бий болгодог. Хувьцааны хувьд бага эх үүсвэр, ихэнх баримтын төрөлд хангалттай хамгаалалттай холбоотойгоор тодорхой файлуудыг бизнесийн далд архивлах болон түр хадгалах хэрэгцээнд тохиромжтой болгодог. Байгууллагууд дээд зэргийн архивын шийдвэрийн харьцуулахад томоохон хэмжээний зардал хэмнэж, хүлээн зөвшөөрөгдөхүйц хамгаалалтын түвшинг хадгалах боломжтой.
Үйлчлүүлэхэд хялбар, хэрэглэгчид тодорхой файлуудыг сайн мэддэг нь ажлын байрны сургалтын шаардлага, хэрэглээний саад бэрхшээлийг бууруулдаг. Ажлын хэсэг нь энэ хадгалах шийдвэрийг үйл ажиллагааны тохиргооны өөрчлөлтийг оновчтой хийхгүйгээр аль хэдийнээ байгаа архивын системд нэгтгэж болно. Энэхүү үйл ажиллагааны үр ашиг нь хадгалах шаардлага багатай байгууллагуудын нийтлэг үнэ цэнийг нэмэгдүүлэхэд хувь нэмэр оруулдаг.
Урт хугацааны болон архивын хэрэгцээ
Хадгалах хугацаа 5-10 жилээс дээш байх үед стандарт цэвэр файлуудын хязгаарлалт нь тэдний зардалтай харьцуулахад илүү чухал болно. Архивын чанартай хувилбарууд нь илүү сайн хамгаалах шинж чанар, илүү урт солих интервалтай тул урт хугацааны турш илүү сайн үнэ цэнийг өгч болно. Байгууллагууд өмчлөлтийн нийт зардлыг, түүний дотор солих давтамж, баримт бичгийн гэмтэл үүсэх боломжит зардлыг авч үзэх ёстой.
Байнгын хадгалах шаардлагатай чухал баримт бичгүүд нь зөвхөн тодорхой файлуудад итгэхээс илүү, архивын тусгайлан боловсруулсан хадгалах шийдэлд хөрөнгө оруулалт хийх нь зөв. Гэсэн хэдий ч ил тод файлууд архивын системд хоёрдогч хамгаалалтыг хангах эсвэл нэвтрүүлэх журмын үеэр баримт бичгийг хялбаржуулах замаар туслах үүрэг гүйцэтгэж болно. Уг шийдвэр нь хадгалагдан үлдсэн баримт бичгийн орлогогүй үнэ цэнийг, байгууллагын эрсдлийн толерантыг тусгах ёстой.
Түгээмэл асуулт
Документүүд хэчнээн удаан хугацаагаар аюулгүй файл дээр үлдэж болно
Баримт бичиг нь тохиромжтой нөхцөлд хадгалагдаж байвал чанартай тунгалаг хавтасны дотор хэд хэдэн жил хадгалж болох бөгөөд ерөнхийдөө орчны нөхцөл болон баримтын мэдрэмтгий байдлаас хамааран 3-7 жилийн хугацаанд үр дүнтэй ажиллах боломжтой. Температурын тогтвортой байдал, чийгшилтийг удирдах, хэт ягаан туяа (UV) нөлөөлөл зэрэг хүчин зүйлс энэ хугацаанд ихэд нөлөөлдөг. Жолоочийн шалгалт нь хамгаалах түвшнийг хамгийн сайн түвшинд байлгахын тулд хавтсыг хэзээ солих шаардлагатайг тодорхойлоход тусална.
Тунгалаг хавтас бүх төрлийн баримт бичигт гарах эвдэлтийг урьдчилан сэргийлэх үү
Тунгалаг хавтас нь чийг, тоос болон гараар зовхион ашиглахтай холбоотой эвдэлтээс сайн хамгаалдаг боловч хэт ягаан туяа (UV) болон хэт их температурын хэлбэлзэлд хязгаарлагдмал хамгаалалт үзүүлдэг. Эдгээр хавтаснууд нь буруу хадгалалтын нөхцөл эсвэл тэдгээрийн хамгаалалтын чадавхитай харьцуулахад илүү их нөлөөлөх орчны хүчин зүйлсээс үүсэх эвдэлтийг сэргийлэх чадваргүй. Эдгээр хязгаарлалтуудыг ойлгох нь зохистой хүлээлт тавиход тусалж, шаардлагатай тохиолдолд нэмэлт хамгаалалтын арга хэмжээ авахад тусална.
Ямар орчны нөхцөлд тунгалаг хавтасны үйл ажиллагаа хамгийн сайн байх вэ
Оновчтой нөхцөлд 60-70°F (15-21°C) хоорондох тогтвортой температур, 30-50%-ийн харьцангуй чийгшил, хамгийн бага ХХ туяаны нөлөөлөл, сайн агаарын эргэлт орно. Шууд нарын гэрэл, халаах зүйлс, температур хэлбэлзэх магадлалтай газраас зайлсхийх нь цэвэр файлын амьдрал болон бичиг баримтын хамгаалалтын үр дүнд эерэг нөлөө үзүүлнэ. Цэвэр файлд бичиг баримт хадгалах үед цаг агаарыг хянах орчин нь урт хугацааны хадгалалтанд хамгийн тохиромжтой.
Цэвэр файлд хадгалахад тохирохгүй бичиг баримтын төрлүүд байдаг уу
Зарим төрлийн бохирдлоор хэвлэсэн баримтууд, пластик гадаргуу дээр шилжих эсвэл наалдах боломжтой, архивын хадгалалт шаарддаг зурагнууд, цахилгаан статикт мэдрэг материалууд нь ердийн тунгалаг файлын санд хадгалахад тохиромжгүй байж болзошгүй. Мөн баримт бичиг байнгын архивын хадгалалт шаардаж байгаа тохиолдолд тунгалаг файлын оронд тусгайлан зохиогдсон, архивын чанартай хадгалалтын шийдэл илүү сайн үр дүн өгдөг. Үнэ цэнэтэй эсвэл мэдрэг баримт бичгийн хувьд тохиромжтой хадгалалтын аргыг тодорхойлохын тулд мэргэжилтнүүдтэй зөвлөлдөх нь зүйтэй.
