EN
Баримт бичгийн эрх зүйн шийдлийг ойлгох
Баримт бичгийн менежмент нь мэргэжлийн болон хувийн амьдралд чухал ач холбогдолтой бөгөөд томролтын файл нь чухал хуудаснуудын дарааллыг сахин зохицуулахад тусалдаг үнэлгээтэй хэрэгсэл юм. Эдгээр олон талт зохицуулалтын шийдлүүд нь баримт бичгийг системтэй хадгалах, хандах боломжийг олгодог тул олон төрлийн баримт бичигтэй ажилладаг хүнд чухал юм.
Та гэрээсээ байрны баримт бичгийг хянадаг эсвэл гэрээний баримт бичгийг хадгалдаг бол бизнесийн мэргэжилтэн, гэрээ харилцах, оюутан сургалтын материал цуглуулах, таны баримт бичгийн менежментийн туршлага нь зөв хөрвөгчийг сонгоход өөрчлөлт орж болно. Түлхүүр нь орчин үеийн зах зээл дээрх олон янзын онцлог, материал, загварыг ойлгох явдал юм.
Чанартай хөрвөгчийн түлхүүр онцлогууд
Материал ба бат бөх байдлын талаар авч үзэх зүйлс
Итгэлтэй хөрвөгчийн үндэс нь хийц материал дээр суурилдаг. Амжилттай хөрвөгчид нь ихэвчлэн давтан ашиглах үед хүчтэй байлгахын тулд хүнд полипропилен эсвэл бат бөх картон материалыг ашигладаг. Эдгээр материалын ашиг нь чийг, хагарал, эвдрэлд тэсвэлдэг бөгөөд удаан хугацаанд бүтцийн бүрэн байдалыг хадгалж чаддаг.
Материалын чанарыг үнэлэхдээ хуваалтын болон гадаад хайрцагны зузааныг анхаарна уу. Зөв барьсан нэмэлт файл нь хагарах эсвэл хурахгүй байхын тулд ирмэг болон өнцгүүдийг бэхжүүлсэн байх ёстой бөгөөд таны баримт бичиг удаан хугацаанд хамгаалагдаж байх боломжийг олгодог.
Байгуулалтын бүрэлдэхүүн хэсгүүд
Нэмэлт файлын дотоод бүтэц нь түүний үйл ажиллагаанд чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Баримт авахад хялбар болгохын тулд тодорхой тэмдэглэгдсэн самбар, өнгөөр тодорхойлсон хэсгүүд, тохируулж болох хуваалтыг хайна уу. Зарим өөртөө тохируулсан загвар нь заагч хуудас болон хувь хүний тэмдэглэлийн системийг багтаадаг бөгөөд та өөрийн байгуулалтын схемийг бий болгох боломжтой.
Таны шаардлагатай хэсгүүдийн тоог авч үзнэ үү. Энгийн нэмэлт файлууд нь 5-7 хэсэгтэй байх боломжтой ч илүү бүрэн дүүрэн сонголтууд нь хамгийн ихдээ 31 хүртэл цаасны хайрцаг агуулж, баримт бичгийг дэлгэрэнгүй ангилалд хуваах боломжийг олгодог.
Хэмжээ болон багтаамжийн шаардлага
Баримтын хэмжээ
Тэлэх файлууд нь янз бүрийн хэмжээтэй байдаг бөгөөд янз бүрийн цаасны хэмжээнд тохируулан байдаг. Хамгийн түгээмэл хэмжээ нь үсэг хэлбэрийн баримт бичгийг зориулсан (8.5" x 11") боловч онцгой зориулалтын хэрэгцээнд хууль ёсны хэмжээний сонголт (8.5" x 14") ч бас байдаг. Зарим тэлэх файлууд нь нэгж доторх олон хэмжээний цаасыг багтаадаг тохируулагч тасалгаатай байдаг.
Одоо байгаа баримт бичгийн хэмжээнээс гадна ирээдүйд болох боломжит хэрэгцээнүүдийг ч харгалцаарай. Цаасны хэмжээнээсээ арай том файл сонгох нь таны баримт бичгийн цуглуулга томрох эсвэл өөрчлөгдөх тусам уян хатан байх боломжийг олгодог.
Хадгалах эзлэхүүний үнэлгээ
Файлын зохион байгуулагчийн тэлэлтийн багтаамж нь шууд практик ашиглалтанд нөлөөлдөг. Стандарт тэлэх файлууд ерөнхийдөө 2-3 инчийн тэлэлтийн боломжийг олгодог бол хүнд даацын загварууд нь 5-6 инчийн тэлэлт хүртэл хийж чаддаг. Таны баримт бичгийн тоо хэмжээ, өсөлтийн таамаглалыг үнэлж өөрийн шаардлагад тохирох тэлэлтийн багтаамжийг тодорхойлно уу.
Тэлэх файлыг илүүдэл хэмжээгээр дүүргэх нь бүтцийн хор хөнөөл учруулах, баримт бичигт хандахад хэцүү байдал үүсгэж болохыг санаарай. Баримт бичгийг амархан оруулах, авах боломжийг олгодог ч файлын бүтцийг хадгалж чаддаг багтаамжийг сонгоно уу.
Явахад зөвшөөрөгдөх, хадгалахад зориулагдсан
Хаагдах механизмууд
Аюулгүй хаагдах систем нь таны баримт бичгүүдийг тээвэрлэлт, хадгалалтын үеэр хамгаалалттай байлгана. Агуулгыг үр дүнтэй хадгалдаг уян харимхай утас, цохилтот хаалт, эсвэл хавхлагын системтэй тэлэх файлуудыг сонгоно уу. Зарим өндөр чанарын загварууд нэмэлт аюулгүй байдлын тулд олон цэгт хаагдах системийг нэвтрүүлдэг.
Оновчтой хаагдах механизм нь найдвартай, ашиглахад хялбар байх ёстой. Хэрэглэгчдийг бэрхшээлд оруулах, эсвэл энгийн ашиглах үед гэмтэх боломжтой нарийн системүүдийг зөвшөөрөхгүй. Сайн зохион бүтээгдсэн хаалт нь файл хамгийн их багтаамжтай байх үед ч ажиллах чадвартай байх ёстой.
Ашиглах болон тээвэрлэх онцлогууд
Баримт бичигийг олон удаа нэг газраас нөгөөд шилжүүлдэг хүмүүст барьж зөөх боломжтой эсвэл эв зүйн оосор бүхий хавтаснуудыг сонгох нь зүйтэй. Эдгээр онцлогууд нь зөөхөд хялбар бөгөөд ачааллыг багасгадаг. Зарим загваруудад хөнгөн цагаан эсвэл хамгаалалттай ирмэгтэй юм байдаг бөгөөд энэ нь байнгын шилжилтийн үеийн хүнд нөхцөл байдлыг тэсвэрлэх чадвартай байдаг.
Таны шийдвэрлэхэд хавтасны жин чухал байдаг. Энэ нь бат бөх чанартай байх нь чухал боловч, хэт хүнд байх нь баримт бичигт дүүрэн байх үед тааламжгүй байдалд хүргэж болзошгүй.
Онцгой онцлогууд ба инноваци
Цаг уурын эсрэг бат бөх
Орчин үеийн хөгжингүй хавтаснууд нь баримт бичгийг гадаад орчны нөлөөнөөс хамгаалах зориулалттай цаг агаарын нөлөөнд тэсвэртэй онцлогуудыг агуулдаг. Усны нөлөөнд тэсвэртэй материал, чийгийг нэвтрүүлдэггүй байдлаар хийгдсэн ирмэгүүдийг хайж байгаарай. Зарим өндөр чанарын загварууд нь гадаа ажиллах эсвэл усанд орох боломжтой орчинд зориулан бүрэн усныг тэсвэрлэх хамгаалалт санал болгодог.
Таны баримт бичиг нь хөрс, нарны гэрэл, орчны нөлөөнөөс нэмэлт хамгаалалт шаардах эсэхийг тодорхойлно уу. Мэдээлэл хадгалах материалыг хамгаалахын тулд өргөтгөх файлыг сонгох нь зүйтэй байх.
Аюулгүй байдал
Нууц баримт бичигтэй ажиллахдаа аюулгүй байдлын онцлог шинж чанарууд чухал байдаг. Зарим өргөтгөх файлууд нь цоож, кодтой хаалт, эсвэл халдлага илрүүлэх боломжтой сэлгэмэл хаалттай байдаг. Эдгээр нь мэдээллийг хадгалах үед таны итгэлийг бэхжүүлдэг бөгөөд баримт бичгийн нууцлалыг хадгалж байна.
Ахисан аюулгүй байдлын сонголтууд нь RFID-ийн хамгаалалт бүхий материал эсвэл тусгай хавтас агуулж болно. Таны аюулгүй байдлын шаардлагыг үнэлж, таны мэдээлэлд тохирох хамгаалалтын түвшинг санал болгодог өргөтгөх файлыг сонгоно уу.
Ихэнх асуултууд
Би өргөтгөх файлыг хэзээ солих ёстой вэ?
Хуудасны хэмжээг өргөтгөх файлын амьдралын хугацаа нь хэрэглээний давтамж болон анхаарлын түвшнээс хамаарна. Чанартай өргөтгөх файлыг зохих ёсоор хэрэглэснээр энэ нь 2-3 жил үргэлжилдэг. Солих шаардлагатай болохыг заадаг шинжүүдэд ирмэг нь элэгдэх, хаалт нь сулрах эсвэл өргөтгөх чадвар нь муудах зэрэг ордог.
Тэлэх файлууд нь баримт бичгийг усны хордолгоос хамгаалах уу?
Ихэнх өргөтгөх файлууд нь усны эсэргүүцэл үзүүлдэг ч зөвхөн тусгай хийгдсэн усанд тэсвэртэй загварууд л уснаас хамгаалах бүрэн хамгаалалтыг санал болгодог. Стандарт өргөтгөх файлууд нь хөнгөн чийгнээс хамгаалах үндсэн хамгаалалтыг санал болгож болох ч бүрэн усанд тэсвэртэй байхыг харуулдаггүй.
Өргөтгөх файл доторх баримт бичигт зохион байгуулахын хамгийн сайн арга юу вэ?
Жишээ нь үсгийн дарааллаар, цаг хугацаагаар, эсвэл сэдвээр нь ангилан логик систем байгуул. Тавигдсан самбар эсвэл шошгоноороо тогтмол ашиглах ба хурдан хандахын тулд индекс хуудас үүсгэхийг авч үзэх хэрэгтэй. Байнгын үйлчилгээ болон үе үе дахин эрхэмжүүлэх нь үр ашигтай хадгалалтын системийг бий болгодог.
Баримт бичгийг өргөтгөх файлынхаа гарахаас яаж сэргийлэх вэ?
Хаалттай бат бөх хавтас түгжүүртэй өргөтгөх файлыг сонгоод хэт хүнд болгохгүйгээр хуваалтуудыг дүүргэхээс сэргийлээрэй. Хадгалах үед файлыг босоо байрлалд байрлуулж, бүх бичиг баримтуудыг тусгай хэсгүүдэд бүрэн оруулсныг дахин шалгаарай. Зарим хэрэглэгчид тээвэрлэх үед нэмэлт аюулгүй байдлыг хангахын тулд нэмэлт резинэн хүрээ нэмдэг.
