EN
Орчин үеийн ажлын тасаг дахь чухал баримт бичиг хамгаалалт
Өнөөгийн дижитал эрин үед физик баримт бичиг хэвийн мэргэжлийн болон хувийн хүрээлэлд ихэвчлэн чухал ач холбогдолтой байдаг. Файл нохой баримт бичиг хадгалахад чухал хэрэгсэл болон гарч ирсэн бөгөөд үнэтэй цаасны материалуудыг янз бүрийн гэмтлээс хамгаалах найдвартай шийдэл санал болгодог. Эдгээр тусгай зориулалтын хадгалалтын шийдэл нь тэсвэрт чанар болон практик ашиглалтыг хослуулан чухал баримт бичгийг гэмгүй, хэрэгтэй үед хангалттай хандаж ашиглах боломжийг хангана.
Байгууллагууд болон хувь хүн бичиг баримтынхаа физик хэвийг хадгалж үлдэх тусам файлны чангаасын үүрэг нэмэгдэж байна. Хууль эрх зүйн баримт бичиг, гэрчилгээ, гэрээ, архивын материал зэрэг олон төрлийн баримт бичиг нь орчны нөлөөллөөс хамгаалагдахын тулд эдгээр чангаасыг анхдагч хамгаалалтын хэрэгсэл болгон ашигладаг. Баримт бичиг хадгалахтай холбоотой хэн бүр файлны чангаасны хамгаалалтын чадвар, зөв ашиглалтын талаар мэдэж байх нь чухал.
Файлын чангаасны хамгаалалтын онцлогийг ойлгох
Үзэгчийн бүтээгдэхүүн болон товшоол
Өндөр чанартай файлны чангаас нь ихэвчлэн баримт бичигт орчны нөлөөллөөс хамгаалах зориулалттай материалуудаас үйлдвэрлэдэг. Хамгийн үр дүнтэй файлны чангаас нь цаасны шарлах, элэгдэхийг саатуулах зориулалттай, хүчиллэггүй, архивын зэрэглэлийн материал ашигладаг. Эдгээр материалууд нь ихэвчлэн чийгийг эсэргүүцдэг, харин цаасны амьсгалыг хадгалдаг тусгай полимерийг агуулдаг бөгөөд цаас хэт хатуу болох эсвэл хөхрөхөөс сэргийлдэг.
Орчин үеийн файлын хайрцагууд нь хамгаалалтын олон давхаргатай байдаг бөгөөд зарим нь баримт бичиг улайж алгарахаас сэргийлэх УВ-ийн эсэргүүцэлтэй байдаг. Ашиглагдаж буй материалуудын зузаан, чанар шууд хангамжийн түвшинд нөлөөлдөг бөгөөд анхдагч файлын хайрцагнууд удаан хугацааны хадгалалтын шийдэлд сайжруулсан ховхрохоос хамгаалах болон бат бөх чанартай байдаг.
Аварга хамгийн тухай хамгаалалт
Файлын хайрцагнууд нь баримт бичигт үзүүлэх олон төрлийн орчны сөрөг нөлөөнөөс хамгаалахад онцлогтой. Тэд нь цаасны чанарыг удаан хугацаанд муудахад хүргэдэг тоос, бохир, агаарын бохирдуулагчийг тусгаарлах үр дүнтэй хязгаар үүсгэдэг. Зангидаст ирмэг, найдвартай хаалттай сайн зохион бүтээгдсэн файлын хайрцагнууд чийгийг нэвтрэхээс сэргийлдэг бөгөөд баримт бичиг хортой нөлөөлөлд илүү ихээр өртөмтгий байдаг чийглэг орчинд ялангуяа чухал.
Температурын хэлбэлзэл нь мөн бичиг баримтын бүтэн байдлыг нөлөөлж болох бөгөөд чанартай файлны чанга нь хадгалагдаж буй цааснуудын тогтвортой орчинг хадгалахад тусалдаг. Энэ хамгаалалт нь гэрлийн нөлөөлөлд ч хүрч, олон файлны чанга нарны шинэлэг туяаны вредийг багасгах зориулалттай байдаг тул бичиг баримтын өнгийг хадгалж, бичгийн тууш барааныг салахээс сэргийлдэг.
Үйлчилгээний хэрэглээ болон ашиглалтын нөхцөл
Мэргэжлийн бичиг баримт хадгалах
Мэргэжлийн орчинд файлны чанга нь янз бүрийн хэлтсүүдэд олон зориулалтаар ашигладаг. Хууль эрх зүйн компаниуд нь чухал хэргийн баримтууд болон гэрээг хамгаалахад, хүний нөөцийн хэлтэс нь ажилтны бичиг баримт болон чухал бичиг хэргийг хадгалахад файлны чангыг ашигладаг. Эдгээр чанга нь зохион дэлгэсэн хадгалалтыг хангаж, бичиг баримтыг хурдан олох боломжийг олгох асан мэргэжлийн стандартыг хангасан байдлыг хадгалдаг.
Санхүүгийн байгууллагууд файлын наймсыг ашиглан мэдээллийн хамгаалалт, бичиг баримтын хадгалалтын дүрэм журмын шаардлагад нийцүүлэх, мөн орчны нөлөө болон зөвшөөрөлгүй хандалтаас итгэлтэй хамгаалах зорилгоор мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангахад ихэвчлэн ашигтай байдаг.
Хичээлийн болон судалгааны хэрэглээ
Боловсролын байгууллагууд болон судалгааны төвүүд эрдэм шинжилгээний ажлууд, сургалтын бичиг баримтууд, түүхэн баримт бичгүүдийг хадгалахад файлын наймсыг ихэвчлэн ашигладаг. Номын сан, архивууд чухал түүхэн баримт бичгүүд, гар бичмэлийг хадгалахдаа ийм хамгаалалтын наймсыг ашиглан уламжлалт баримт бичгүүдийн бүрэн бүтэн байдлыг хадгалж, ирээдүй үеийн судлаачид, эрдэмтэдтэй хуваалцах боломжийг бүрдүүлдэг.
Файлын хайрцаг нь гэрээс сургууль руу очих үед сурагчдын ажил, академийн портфолиог хамгаалахад тусалдаг. Чанартай файлын хайрцгийн бат бөх чанар нь академийн материалуудын мэдээллийг өдөр тутмын ашиглалтын үеэр гэмтлээс хамгаалж, професиональ дүр төрхийг хадгалж өгдөг.
Баримт бичиг хамгаалах амьдралын зөвлөмж
Зөв хадгалалтын технологи
Файлын хайрцгийн хамгаалалтын давуу талыг хамгийн их байдлаар ашиглахын тулд зөв хадгалах арга техник хэрэгтэй. Баримт бичгийг хавчигдуулах, нугалах гэмтэл үүсэхээс сэргийлэхийн тулд эрэмбэлэн, тэгш хадгалах шаардлагатай. Файлын хайрцагт илүүдэл баримт оруулахгүй байх нь агаарын эргэлтийг сайжруулж, хадгалж буй материалд шаардлагагүй ачаалал өгөхөөс сэргийлдэг. Хадгалж буй баримт бичгийг хугацаа бүр шалгаж, асуудал том болохоос өмнө илрүүлэх нь чухал.
Цахилгаан халаалттай орчин нь файлын таслангийн хамгаалалтын чадавхийг сайжруулдаг. Хадгалалтын байранд температур болон чийгийн түвшнийг тогтвортой байлгах нь баримт бичиг хадгалах хугацааг айлдаж сунгадаг. Зөв агааржуулалт, агаарын чанарыг хянах нь чанартай файлын таслангийн үзүүлэх хамгаалалтыг илүү бүрэн болгодог.
Засвар үйлчилгээ, ашиглах заавар
Файлын тасланг зохих хэмжээгээр засвар үйлчилгээ хийлгэх нь баримт бичгийг хамгаалах үйлчилгээг байнгын байлгахад тусалдаг. Гадна талыг үе үе цэвэрлэх нь тоос болон бохирдлоос болж хадгалагдаж буй материалд учрах боломжит вредийг урьдчилан сэргийлдэг. Сэлбэс, хаалтуудыг шалгах нь орчны нөхцөл байдлаас сэргийлэх хамгаалалтын хана байхыг хангана.
Хадгалагдсан баримт бичигт хандах үед зөв ашиглах арга техник нь файлын таслан болон тэдгээрийн агуулгын хэт их элэгдэлтээс сэргийлдэг. Тодорхойлсон ажиллах байранд цэвэр, хуурай гараар хамгаалалттай баримт бичигтэй ажиллах нь тэдгээрийн мэргэжлийн дүр төрхийг хадгалах, ашиглалтын хугацааг уртасгадаг.
Ихэнх асуултууд
Файлын хайрцагнууд хамгаалах чанарыг хэдий хугацаанд хадгалдаг вэ?
Чанартай файлын хайрцагууд нь ердийн ашиглалт, хадгалалтын нөхцөлд ихэвчлэн 5-10 жилийн турш хамгаалах чанарыг хадгалдаг. Гэсэн хэдий ч, байнга гартаа авах, хэт температурт өртөх, хадгалалтын орчин зэрэг хүчин зүйлс тэдгээрийн үргэлжлэх хугацаанд нөлөөлж болно. Жигд шалгалт хийх, тохиромжтой ашиглах нь тэдгээрийн үйлчилгээний насныг уртасгахад тусална.
Файлын хайрцагнууд уснаас хамгаалах эсэх?
Файлын хайрцагууд чийгээс ба бага зэрэг усанд өртөхөөс хамгаалалт санал болгодог ч бүрэн ус шидэмтгий байдаггүй. Тэд чийгшлээс болон бага зэрэг усны нөлөөнөөс сайн хамгаалалт үзүүлдэг боловч гэнэт ус руу орох эсвэл шууд устай мөргөлдөх тохиолдолд хамгаалах чадваргүй байж болно. Усаас хамгийн их хамгаалалт хүссэн тохиолдолд ус шидэмтгий баримт хадгалах шийдлийг ашиглахыг зөвлөж байна.
Ямар төрлийн баримтууд файлын хайрцагт хадгалахад илүү тохиромжтой вэ?
Файлын хайрцаг нь гэрчилгээ, гэрээт баримт, зураг, архивын материалуудад зориулж юм. Тэдгээр нь орчин үеийн нөхцөл ба гарын авдаг шавшихаас хамгаалахын тулд цаг тухайд нь хандах шаардлагатай баримтуудад онцгой тохиромжтой.
Файлын хайрцагт баримтаа хийхээс өмнө тэдгээрийг яаж бэлтгэх ёстой вэ?
Баримт бичигтэй хавтсанд хадгалахаасаа өмнө тэдгээрийг цэвэр, хуурай, тоос болон бохирдлоос чөлөөтэй эсэхийг шалгана уу. Цаг хугацааны дараа гэмтэл учруулж болзошгүй металл холбох хэрэгсэл эсвэл резинэн зүүлтүүдийг авч bỏно. Баримт бичгийг логик бүлгүүдэд ангилж, хэрэгцээтэйгүй нь нугалах, хугалах зэргээс зайлсхийнэ үү. Хавтсанд илүү сайн зохион байгуулахын тулд хүчилгүй хуваас ашиглахыг хярцгаана уу.
